やっと秋らしい晴天が続く今週ですが、皆さんいかがお過ごしでしょうか。暦の上では明日から3連休となりますが、秋のひと時を楽しんでください。キットＰＭはチャンスがあれば、念願の奈良の正倉院展へ行ってみようかと考えています。
さて「働き方改革」をＰＭ目線で考えるシリーズの第二弾をお送りしています。今回は「無駄な残業の排除」について、その可能性をあれこれ考えています。
この命題に対して、前回２つの対策を提案しました。一つは業務の効率を上げるという至極（しごく）まっとうな、というより当たりまえすぎるものです。
もう一つは個々の仕事の状況を部署（チーム）内で共有することで、仕事量の平準化と必要のない残業の”排除”を可能にするというものです。
ひとつ目の提案についてあまりにも当たりませ過ぎて、「それができれば苦労しないよ、できないから困っているのに」というつぶやきが聞こえて来そうな気がします。
ホワイトカラーの業務の効率を上げる方法についても、これまで様々な考察がなされ、書店の本棚にはため息がでるほどのビジネス本がならんでいます。どれももっともな意見であり、納得できる解決を提示しているように思えます。
そこに表されている方法論の基本は、「計画」から「実行」、「監視」という流れを業務に持ち込むということです。つまりＰＤＣＡ（Ｐｌａｎ Ｄｏ Ｃｈｅｃｋ Ａｃｔｉｏｎ）のサイクルを回そうということです。
この一連のサイクルで重要なのはPlan、計画することです。日々の仕事を漫然と行っていると、複数の業務が錯綜し、何をいつまでやらないといけないかが自分でも把握しにくくなることがあります。
そこでやらなくてはいけない作業をリスト化します。少なくとも1週間単位で作業計画を立てます。これは”ToDo List”レベルでも構わないのですが、もし作業ボリュームが大きい（時間と手間がかかる）ものであれば、WBS（Work Breakdown Structure）まで落とし込むといいでしょう。とにかくやらなくてはいけない仕事を書き出すことです。
その上でその仕事を達成するために必要な作業量を見積り、次に作業の優先順位を考えます。このとき、作業間の関連性を考慮することも必要です。ここまでやれば、ザックリとした計画が出来上がります。
個々のメンバーが作成した作業計画は、部署(チーム）の管理者が集約します。このとき管理者目線で個々の作業の優先順位を見直し、必要があれば修正します。
また管理者は個々の作業計画から、過大な見積りや逆に過少な見積りがないか確認し、もし作業負荷が高い（つまり残業が必要なということ）ものがあれば、他のメンバーの計画を調べて、負荷を分散できないか検討します。
最後に完成した部署の作業計画を部署内に公開します。公開は紙でもエクセルでも、グループウェアや社内SNSでも構いません。とにかく部署のメンバーひとり一人の動きが全員に見えるようにします。
あとは作業進捗を管理すればいいだけですが、作業が順調に行かないとき、どのように対処するといいのでしょうか。次回はそこについて考えていくことにします。