先週末の台風21号は結構な被害を列島に引き起こして去っていきましたが、今週末も22号が襲来するようです。コースも21号とよく似ていて、今回被害を被った場所に再度追い打ちをかける形となりそうで、更なる被害の拡大が心配されます。皆様くれぐれもご用心ください。
さて本シリーズでは、ダラダラ残業の撲滅について考えています。前回はプロジェクトマネジメントの思想と手法がこれに寄与できるのではないかというところまで話を進めました。
繰り返しますが、基本的にプロジェクトは計画を基に作業を行っていきます。計画は”目的を明確にし”＞”やるべき作業を組み立て”＞”個々の作業量を見積”＞”担当者を割り振り”＞”日程に落とし込む”ことで作成します。
これを一般の業務に当てはめると、作業手順やかかる手間（時間）の見積を行い（これは通常業務であれば予め決まった手順と、経験的に理解している必要時間は大体分かっているはず）、それに基づいて業務を進めることになります。つまり、計画書というものはなくともその業務の進捗を、管理者が把握することはそう難しいもおではありません。
ただ日々の業務で作業時間に揺らぎが出るのは、予定外の突発的な割り込み業務が発生するためです。ということは、管理者は割り込み業務の発生と、その工数を管理すればいいはずです。
ここで注目すべきは、通常と異なる業務をコントロールすること自体プロジェクトマネジメントとほぼ同等の意味を持つということです。
こう考えると定常業務以外の業務が発生したとたんに、管理者はプロジェクトマネージャーとならなくてはいけないということです。つまり、計画を行いその進捗を管理することになります。
このとき、本来果たすべき通常業務に与える割り込み業務の影響を勘案し、計画を作ることになります。当然その計画は基準労働時間内に収まるものであるべきであり、残業を前提にするものではないはずです。
もしどうしても急ぎの仕事で残業が必要になる場合でも、誰か一人に任せるのではなくチームとして対応することを考えなければなりません。そうすることで、一人当たりの負荷を平準化することができます。負荷の平準化はプロジェクトマネジメントの計画プロセスでは重要なファクターであるのはいうまでもありません。
このように、通常業務にプラスする割り込み業務については、プロジェクトマネジメントの計画手法を使って、複数の業務(プロジェクト）をマネジメントすることを考えると、全体最適な作業を行うことができます。
その上で管理者はチームメンバーの作業予定をチーム内に公開し、だれがどの作業をいつまでにやるのかを共有することが重要なポイントになります。これもプロジェクトマネジメントの手法ですね。
個々のチームメンバーの作業内容と状況を共有することで、どこに負荷がかかっているのかが明確になります。逆に計画通りに進んでいるのに、残業を行っているとしたら、それは課題として取り上げるのが管理者の仕事となります。
といいながら、だらだら残業を排除する仕組みを作ったとしても、管理者やチームメンバーの意識がかわらない限り、無駄な残業そのものを排除するのは難しいのも事実です。
ではどうやってそれをクリアできるのでしょうか。次回はそこを考えていくことにします。