寒い日が続きますが今朝はキットＰＭの自宅主変もうっすらと積雪がありました。TVでは「真冬並みの寒さ」と言ってますが、今は真冬ではないようです。このようなニュースを聞くと、真冬っていつ？と思ってしまいますが、あまりキッチリとした定義はないんですね。冬至から2月末までというのがおおよその感覚のようなので、クリスマス当たりからひな祭りぐらいまでということになるでしょうか。
プロジェクト活動における合意形成の在り方について考えています。前回、プロジェクトの関係者（ステークホルダー）にも様々なタイプがあって、そのそれぞれでコミュニケーションの在り方が異なると述べました。
今回はその中でも最もＰＭを悩ませ、多くの時間を割くことになるプロジェクトスポンサーや経営層との合意形成について考えてみます。
通常プロジェクトスポンサーは、その名前が表すようにプロジェクトに必要な費用提供に関する権限を担っています。
プロジェクトの規模にもよりますがスポンサーの役割は、経営層から部門長といった企業でも上位の管理者が担う事になります。時には社長直属のプロジェクトという場合もあります。
相当の上位管理者、しかも社長となるとＰＭもかなり気を遣うのは自然なことですが、その中でプロジェクトの現状を正しく伝え、ＰＭが考えるプロジェクト運営の方針について理解してもらい同意を得る、またはスポンサーの考えを聞き出してプロジェクトの方向性を修正する、といったように双方向のコミュニケーションを円滑に進める必要があります。
まずプロジェクトの状況を正確に伝え、それに基づくＰＭなりの考察を添えて報告するシチュエーションを考えてみましょう。
プロジェクトの状況を正確に伝えると言っても、コレがなかなか難しいのは皆さんもよくご存知かも知れません。
プロジェクトの状況と言うとまず思い浮かべるのは、その進捗度合いです。進捗の測り方にも幾つか異なる手法がありますが、一般的には予定に対する消化率で表す事になります。ただ、この方法には予定の精度、つまり必要な仕事量の見積りの良し悪しや、作業時間の確保の有無、担当者毎の仕事量のバラつきの存在など、画一的に管理するのが難しい不確定要素があります。
と言いつつもこの"予定"が基準になるので、スポンサーに対する進捗報告は「現時点での予定に対する作業の消化度合い」で表す事になります。この消化度合いは、あらかじめプロジェクトで定め、合意した方法で測ることになります。
報告は「予定通り」か「遅れている」か「前倒しで進んでいる」の3パターンです。「予定通り」以外はその差異を具体的な数字(普通は日数)で表す必要があるのは、当たり前ですね。
進捗管理のあらましをおさらいしたところで、次回は進捗管理の罠とそれを理解した上でどうスポンサーに報告するのかについて、考えを進めていくことにします。