寒い日が続きますがいかがお過ごしでしょうか。季節はすっかり晩秋というより初冬という感じとなってきました。今週で11月も終わりです。いよいよ師走に突入ということで、忘年会などで一気にあわただしくなりそうな気配です。皆さん呑みすぎにはご注意ください。
組織の中で働き方の効率を下げている現象について、３つの典型的なシチュエーションを上げ、その原因と解消方法について考えています。第三弾となる本シリーズでは、判断や決断に時間がかかりすぎることについて考えています。
さて今回はどうやればこの問題を解消できるのかについて、考えを進めていきます。そのためにまず、決断するという行為を行う際の思考プロセスを分解してみましょう。
普通判断や決断は”あれ”か”これ”かのように複数の選択肢からどれを選ぶか判断することになります。”やる”か”やらない”もそうですね。
ですから各選択肢を選んだ時、その結果もたらされる状況を予想し、比べて、もっともベネフィットを得ることができるものを選択しようとします。自然な流れですね。
また逆に、決断した結果引き起こされる最悪の状況を予測して、よりリスクの少ないものを選択するという考えもあります。
そうです。お分かりのようにこの２つは物事の表裏となっていて、通常は両方の予測される結果（ベネフィットとリスク）から最適と考えるものを選択することになります。ただしそのためには、判断するに足りる充分な情報を得ることが条件となります。
しかし事がそれほど簡単ではないのは皆さんご承知の通りです。なぜならこれまで見てきたように、判断や決断は未来の姿を予測する行為だからです。
未来予測は、例え充分なデータが揃っていたとしても、見通せないのは競馬ファンならずとも理解するところですね。
さてこのような高度な情報収集力と判断力を必要とする”判断”や”決断”にどうしても時間がかかるのは仕方がないような気もします。また”判断”や”決断”の結果が個人の責となるような仕組みがあれば、それをできるだけ回避しようとするのも理解ができます。
これを解消するためには、２つの選択肢があると考えます。仕組みを変えるという方法があります。一つは、日本の社会の仕組みにはあまり沿わないものですが、その重責に見合うだけの対価を払い、責任を持たせるというやり方です。ただ我が国の場合、対価はそれほど払わず責任を負わせるという形になるパターンが多いように思います。つまり、個人の”責任感”に依存するということです。ただし、そうすることで個人にもメリットがあるのですが、その話は別の話になるので、ここでは割愛します。
もう一つは合議の仕組みを効率的なものにするということです。プロセス改革ですね。
合議の仕組みを改革するにはどうしたらいいのでしょうか。
プロジェクトマネジメント的に考えると、まず合議する必要がある案件かそうでないかの条件を明確にするためのルールを作成します。もちろん基準のみなしもルール化しておきます。
こうすることで手間暇をかける必要のない案件を合議から排除します。
次に誰かが合議が必要と考えたときの会議招集のルールを決めます。「意思表示」「エスカレーション」「開催ルールとの照合」などです。その上で事前に、何について判断するのか、そのための情報は何か、足らない情報は何かなどを参加者に明らかにし、会議を開催します。
このようなルールを組織や部署内で共有し、運用することで”判断”や”決断”の迅速化と精度向上を図ります。忘れてはならないのは、多くの関係者が知恵を出し合って検討すること自体は、良い結果を得るために重要なポイントです。それを如何に素早く、最適なタイミングで行うかが重要になります。
次回も解消策について、もう少し掘り下げて行きます。また”判断”と”決断”の違いについてもちょっとだけ考えたいと思います。