この3連休の後半は素晴らしい天気に恵まれました。キットＰＭは土日に近所の温泉にいってストレス解消に努めたわけですが、久しぶりにのんびり温泉に浸かりながら山々の緑を見て、渓流の音に耳を傾けると、生きているという実感がわいてきて、疲れた身体と心がリフレッシュするのをまざまざと感じることができました。美しい景色と、気持ちの良い温泉と、美味しい料理に感謝感謝です。
さて、働き方改革のために、まず非効率で名高い社内会議の在り方をプロジェクトマネジメントの手法で解決できないかを考えています。
まず、組織の中で行われている会議を「決定する会議」「議論、検討する会議」「テーマのある自由トーク」「特定の誰かに説明し承認を得る会議」「情報を共有する会議」の5つに分類し、それぞれの会議が持つ意味とその効率化について考えてきました。
前回は「情報を共有する会議」の重要性について考えを進めました。簡単におさらいすると、
・情報共有会議は参加者に何らかのリアクションを期待する会議ではない
・担当者が業務遂行に特に問題を感じないと、単なる状況報告になる
・一方、問題発生時の対策はそれが早期であるほどコストを低くできる
・何も問題が発生していないとき、問題の兆候を把握できるのがこの会議
・リーダーにはその兆候を察知する会議運営が求められる
ということになります。
プロジェクトマネージャーの習性として、プロジェクトに好ましくない現象は常に起きていると考えることがあります。
さらに言うと、プロジェクトが一見なにも問題がなく順調に行っているように見える時こそ、好ましくない現象の兆候を探して、最も神経を研ぎ澄ますのがＰＭの悲しい性（さが）なのです。
では具体的にどうやって兆候を探っていくのでしょうか。やり方は色々あるとは思いますが、ある程度システマチックに考えると方法論としてわかり易くなります。
ひとつの方法としてよく行われるのは、統計的な手法で業務のパフォーマンスを測ることです。そのために、指標となるＫＰＩ（Key Parformance Indicator）を決めその数値の動きを監視し、問題を把握するという動きです。
この方法論は、適用する組織のくくりがある程度大きくないと運用が難しいため、全社的な取り組みの中で実施されることが多くなります。
一方チーム単位や課、係単位では対象となる業務範囲が小さいために、仕事のパフォーマンスを抽象化し管理する有効なKPIの設定は、簡単ではありません。むしろここのメンバーの主観的な”感想”を聞き出すことで兆候をつかむことが、確実で簡単なやり方ではないでしょうか。
具体的には「情報共有会議」でリーダーがメンバーに対して行う、三つの質問がキーになります。
それは、「何か困っていることはありませんか？」「いつもと違うことが起きていませんか？」「あなたの周りで困っている人はいませんか？」です。
もちろん重要なのは質問することではなく、質問に正直に応えることなのは言うまでもありません。そのため、正直な回答が期待できる人間関係を作ることが大切なのですが、そのヒューマンスキルをどう磨くかはリーダーとフォロワーの責任となります。
「やはり最終的には個人のスキルに依存するのか」と思われたあなた！正解です。でも少なくとも、この３つの質問を行うというルールを設けることで、何らかの有益な情報が引き出せれば、かなりの進歩ではないでしょうか。
もしあなたのチームに「好ましくない現象」が広がっているとしたら、次に何をすべきなのでしょうか。次回は解決に向けて考えを深めて行くことにします。