昨日からもう一段階秋が深まり、冬への行進が始まったのを感じます。今年は残暑もそれ程厳しくなく、近年では久しぶりに暦通りの季節感の移ろいとなったようです。
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「働き方改革」の一つとして、プロジェクトマネジメント的手法による、会議の効率化が有効であるかについて考えています。
組織の中で行われている会議を「決定する会議」「議論、検討する会議」「テーマのある自由トーク」「特定の誰かに説明し承認を得る会議」「情報を共有する会議」の5つに分類し、それぞれの会議が持つ意味とその効率化について考えてきました。
「情報を共有する会議」は言葉通りに捉えると、例えば朝礼のような、単なる連絡事項を伝達する会議のように思えますが、実は他の会議にも増して、重要な側面を持っているとキットPMは考えています。
なぜなら他の会議は何かの課題や問題を検討したり、対策の意思決定を行うという目的を持っている会議であり、言い換えるとリアクションするための会議ですが、連絡会議は特に課題がなくとも状況とそれに付随する情報を共有する会議であり、いわば平常時に開かれる会議だからです。
まだ何を言おうとしているのか、よくわかりませんね。もう少しかみ砕いてみましょう。
通常業務でもプロジェクトでも同じですが、トラブルの早期発見、早期対応が解決のためのコストを最小に抑える秘訣であることは変わりません。
では早期発見のタイミングはどこにあるのでしょうか。問題が起きたら判る？そうですそれは間違いありません。でも考えないといけないのは、いかに問題が起きる前に兆候をとらえるかです。
それができるのが「情報を共有する会議」だと考えます。
何の変哲もない連絡会議から、本当に必要な情報を引き出すためには、リーダーやフォロワーにヒューマンスキルが必要になることはすでに述べました。でもここはPMらしくもう少しテクニカルな方法がないか考えてみます。
トラブルはいきなり発生するものと、前触れとして何らかの兆候を伴うものがあります。
いきなり発生するトラブルは、経営判断による方針変更や客先都合による変化など、外的な要因で起こることが多いようです。この系統のトラブルには「情報を共有する会議」では兆候を把握できません。
逆に内部的な要因で発生するトラブルがあります。例えば、最近以前に比べ業務の効率と品質が低下しているとか、ミスが頻発してリカバリーに割く時間が増大しているとかですね。
皆さんご承知のように、先に上げた例は何らかの原因から引き起こされる、一つの現象に過ぎません。
現象に過ぎないのですが、実業務に対する影響は大きいため、対策を講じる必要があります。そのためには、根本原因を突き止め、それをどう修正するか考え、行動計画を立て、計画を実行することになります。
つまり、表面に現れる”よくない現象”もしくはその芽を見つけることができれば、発生しようとしてるリスクを察知することが可能になります。そうです、この”発見”のきっかけになるのが「情報を共有する会議」です。
普段の「連絡会議」などで、通常とことなる小さな異変や、チーム全体の雰囲気、個々のメンバーの顔色などから「なんだか変だぞ」というものを感じ取る力がリーダーには必要となります。
どうやって感じ取るか？については次回掘り下げることにしましょう。