キットＰＭはこの一年ほど、週の初めは基本的に早朝から関東に移動するというパターンが続いています。今朝も伊丹空港の待合フロアで、妻が作った割りと大きめのおにぎりを２個朝食代わりにいただきました。朝の空腹にはたまらなくおいしいものです。おにぎり２個分のエネルギーでお昼まで乗り切ります。
青空
さて６回にわたりお送りしてきた今回のシリーズ「ＰＭにとって最も困難なシチュエーションとは」ですが、相も変わらずグダグダの様相となってきましたが、今回は最終回のまとめとなります。
今回のテーマは、プロジェクトの現状認識がプロジェクトメンバーによってバラバラになってしまうことがあり、そのためプロジェクトに大きな問題が発生する場合についてどう考えるかということでした。
もちろん、プロジェクトの状況に対する認識が一致していないと、プロジェクトのリスク対応に大きなマイナスになることは言うまでもありません。
そこでＰＭはそのような認識のギャップが発生しないように、いろいろと気をもむことになるのですが、時にはＰＭの側がこのギャップを作り出していることがあります。
日本人の良いところでもあり課題でもあるのですが、黙っていても考えは伝わっているという思い込みがあります。
ＰＭが見ている景色は、他の誰かが見ている景色と同じはずだから、その景色から受け取る情報もまた同じはずであるという強い思い込みがあったりします。同じものを見ても人により受け止め方は違っても不思議ではないのですが、そうは考えようとしません。
さらに問題はそこにとどまらず、同じ情報を得たのだからそこから導く結果も同じはずで、そうであれば誰もが自分が考える行動と同じ行動を行うはずだと考えるのです。
その原因を追究するのは別の機会に譲るとして、ここでは日本人のハイコンテクストなコミュニケーションのあり方に問題があるとだけ述べておきます。つまり、文化的なバックグランドによるものです。そのためどんな優秀なＰＭであっても、多かれ少なかれ無意識に行ってしまうミスかもしれません。
話がややそれました。ここで何を言いたいかというと、”ＰＭが最も困難だと感じるシチュエーションはとは”同じ状況を見ながら、プロジェクトに対する認識がいつのまにかメンバーと異なってしまうこと。もしくは認識のズレに気が付いてもそれを修正することが難しい場合にあるということです。
この状況に対してＰＭは、自身の経験と知識を総動員して認識のギャップの存在を感知すること、そして感知したギャップを埋める努力をすることになります。
またギャップの存在は、今現在の時点でとらえるのではなく、過去と未来の状況を含めて分析し特定することが必要です。
その上で、ギャップをどうやって埋めるかＰＭは考えなければなりません。一番効果的なのは状況を数値化して表すことができれば一番簡単だと考えました。ただ、この場合プロジェクトの最初の段階から数値化を意識したマネジメント体制を築くことが必要となります。
数値化が難しい場合は、論理的な説明を可能とするツール等を使って、メンバーの前に提示し、説得することが必要です。
こうやって認識のギャップを埋めていくことが、ＰＭの重要な仕事でもあり、最も困難な仕事になるとキットＰＭは考えています。
いかがでしたでしょうか。少し消化不良気味なところもあるかとは思いますが、チーム内の意識のズレは思いの他簡単に発生し、それがプロジェクトに大きなマイナスの影響を与えることがあるということとです。ＰＭはこれに対する予防と対策を常に考えておかなければなりません。
次回は新テーマでお送りする予定です。ご期待ください。