先週土曜日は阪神淡路大震災の20周年記念日でした。キットＰＭは毎年この朝なぜか目が覚めうつらうつらしているときに、５：４６に鳴らされる近くのお寺の鐘を聞きます。
この日はキットＰＭの誕生日でもあるのですが、20年前からは鎮魂の日となりました。松の内が明けるとＴＶは震災の記念番組や関連ニュースを流すので、誕生日というより自分が生きていることの意味、そしてこれからどう生きて行くのかを改めて考える日となっています。
プロジェクトのバッファについて考えています。前回までプロジェクトで守る（保護する）べきものとして、「プロジェクトの成果」と「プロジェクトの予算」について、どのようなバッファを設定するのかを考えてきました。
今回は最後の守るべきもの「プロジェクトの期間」のバッファについて考えます。
ところが前回考えたように、そもそも予定が遅れるのは必然なわけです。原因はいろいろとありますが、結局個人が作業に対する時間のバッファを隠し持って、個人が管理していることが問題であるわけです。
個人で表面には見えない「余裕」を持った作業見積もりを立てているのですから、その余裕をどう使うかは作業者個人の自由ということになります。
例えばやるべき作業をどのタイミングで開始するか、また早く終了した結果をどのタイミングで報告するかなどなど、わが身で考えてみると、皆さんも腑に落ちると思います。
ではこの状況をどうやって解決するか。シンプルに考えれば、各作業者が隠し持っている「自分を守るためのバッファ」を明らかにし、それをプロジェクトが取り上げて、プロジェクトの期間を守るために使うということです。
プロジェクトの期間を守るということは、期間に余裕を持たせるということですから、個人から取り上げたバッファをプロジェクト期間の最後に配置すれば「期間のバッファ」を得られることになります。簡単ですね。
イメージし易いように具体的に見て行きましょう。
例えば、5日かかると申告があったタスクを、わき目も振らずに集中して実施したとすると何日でできるかと、担当者に聞きます。
すると恐らくですが、3日あればなんとかできそうだと答えがあるはずです。なぜなら、作業担当者は割り込みの仕事や、不明点の確認など本来の作業以外に必要になる作業を、意識、無意識に関わらず見込んでいるからです。
ここで目的以外の作業はせず、作業を行うための準備が全て揃っているとしたら、5日という作業時間は必要以上に多すぎるということになります。つまり2日は個人が持つバッファです。
では、2日の時間を作業者から取り上げたら何が起きるでしょうか。
作業者は、前掲の条件が保障されるのであれば充分に勝算があるわけですから、それほど大きな障害とは感じませんが、全く余裕がなくなるため多少の不安を感じることは否めません。
そこで、最初に取り上げた時間を、プロジェクトの最後のタスクの後ろに配置します。こうすることで、個人を守るためのバッファから、プロジェクト全体を守るためのバッファとなります。これが「プロジェクト・バッファ」です。
これを全てのタスクで実施すると、プロジェクトの最後にはかなりの時間がバッファとして配置されることになります。作業者の心理としても、万一自分の作業に遅れが発生しても、プロジェクト自体にすぐに大きな影響を及ぼすことが無くなるわけですから、心理的なプレッシャーも低くなります。
さて、ここでさらに考えを進めてみましょう。
5日かかると見積もった作業を3日に短縮しました。ところがこの3日は、集中して無駄がないように作業すると、十分に達成可能な期間です。
ということは、取り上げた2日の余裕をそのままプロジェクト・バッファとして用意する必要はあるでしょうか。
もちろん、プロジェクトは不確実性の塊ですから何が起きるか全てを予見することはできません。バッファを全くゼロにすることは危険が大きすぎます。でも感覚的ですが、バッファから1日を削っても差し支えがなさそうです。
全タスクについてこのように考えて行くと、充分にプロジェクト・バッファを儲けた上で、さらに当初見積もりよりプロジェクト期間を大幅に削減することになります。
次回もプロジェクト・バッファについて考えを進めて行きます。