夜は、昔なじみの和食のお店で美味しいお料理を頂きました。懐かしさもあってとても素晴らしいひと時を過ごすことができました。また来たいものです。
今回から新テーマ「問題解決へのアプローチ」をお送りします。
プロジェクトマネジメントのポイントは、正しい目的設定と妥当な計画立案、それに実行力ですが、もう一つの重要な観点はトラブルへの対処です。
プロジェクト実行中に何らかのトラブルが発生することはまず避けられません。そのため、必然的にＰＭにはトラブル解決の能力が求められることになります。では我々ＰＭはどのように考え行動するべきなのかを考えて行きます。
まず、トラブルに対処するということは、プロジェクトの現場に限らず、すべての人にとって社会生活を送る上で普遍的な課題です。ですから問題解決のための方法論やツールは巷にたくさん紹介され、それらも日常的に活用されています。
ですから、プロジェクトの問題解決でもそれらを上手く活用していくことになります。
通常、問題解決の手順は次のようになります。 まず、問題が発生していることを認識します。当たり前だと思われるかもしれませんが、第三者から見ると明らかに物事がうまく行っていないのにそうとはとらえず、問題があるという認識がない場合も結構あるのです。
問題があるという認識がなければ、つまり明確な認知行為がなければ、解決のための行動をとることはできないのは言うまでもありません。
問題発生を認識したら次にとるべき行動は、原因の追究となります。問題解決手順の中でも難易度が高く重要な工程です。
特にプロジェクトの場合、原因なんか分析しないでも、メンバーは解ってるだろうという方もいらっしゃいますが、あに図らんや以外と想定外のところに原因があったりするものです。
問題の原因はいくつかのレベルで存在することがあります。ある良くない出来事（問題と考える現象）に対して、直接的に影響している原因と、その原因を原因足らしめている深層にある事象つまり真の原因が存在します。
ちょっとややこしいですか？例えて言えば「プロジェクトの各タスクが遅れ気味になるのは、様々な場面で判断に時間がかかるから」という現象があり、その原因は「判断すべきプロジェクトマネージャがタイムリーに決断し、メンバーに指示を出さないから」という、メンバーに見える結論があったとします。
でもさらにＰＭの事情を確認すると「プロジェクトに全責任を持つはずのプロジェクトオーナーと別に、プロジェクトの外側にいる影のご意見番との意見がことごとく対立するために、その間の調整に多くの時間を取られている」という事象が隠れていたのです。
いささか極端な例に見えるかもしれませんが、キットＰＭがプロジェクトの現場で実際に経験したことです。
このように、一見それらしく見えるトラブルの原因が、実はもっと本質的なところに真の原因があるということは、普通にあることです。
いかなる場合にも、本当の問題解決を目指すのであれば、真の原因を排除することが必要となるのは、自明の理です。
ただ、プロジェクトの場合は少し異なります。原因が及ぼすプロジェクトへの影響度合いや、原因を排除するコストの大きさ、プロジェクトライフサイクルのどのタイミングで発生したかなど、プロジェクトマネジメント独特の条件を考慮して判断することが必要となります。
極端な言い方をすると、場合によっては何も対策しないいう結論もあり得ることになります。
原因が明確になり、どのレベルで対応するかを決定した後、対応策を検討します。ここでは、問題解決の考え方として、プロジェクトの目的達成に対して最善の方策をとることを意識します。
つまり、ある意味原因を排除できなかったり、妥協や譲歩することでプロジェクトの目的が達成できるのであれば、それはそれでプロジェクトにとっては良い対策になるということです。
お分かり頂けるでしょうか？実際にはかなり難しいことかもしれませんが、逆に言うとプロジェクトの目的達成を阻害するような原因であれば、全力で排除するように動くのが、ＰＭの基本姿勢にになります。
次回も続きます。