キットPMは早朝に自転車に1時間程度乗りました。長い登り坂を登り切ったときの爽快感がたまりません。
アウトプットのステータスを管理し、適切に保管しプロジェクトメンバなどの必要なアクセスを保証することは重要です。
でも実はもっと重要なのは、プロジェクトが提供すべきアウトプットをどう計画するかです。
プロジェクト計画プロセスで必ず作成するのが、WBS（Work Breakdowns Structure）ですね。ＷＢＳは簡単に言うと作業リストのことです。
WBS作成の基本は「アウトプット基準」です。すべてのタスクは何かのアウトプットを産出するために存在しますから、あるアウトプットを作り出すためのタスクの塊を想定して、WBSを作成していきます。
例えばIT開発プロジェクトでは、「要件定義書」を作成するために、ヒアリングや打合せやアンケートなどの作業が必要になるわけですが、そのためにアンケート内容の検討や作成、配布、回収というタスクやヒヤリングの日程調整や、議事録作成、結果のまとめなどの作業とアウトプットが発生します。
また、「要件定義書」が最終成果物の場合もありますが、「基本設計書」を作成するための中間成果物の場合もあります。
このように、同じような成果物であってもプロジェクト毎に位置づけが異なります。この位置づけは、ＰＭがどのようなプロジェクトマネジメント方針を持って望むかによって違ってきます。
もちろんマネジメント方針はプロジェクトの特性や環境によって左右されるものですね。
アウトプットが持つ位置づけが場合によって違って違ってくるということは、プロジェクト毎にアウトプットの定義が必要になるということです。
本当に必要なものを明確にするということは、逆に考えると、必要のないアウトプットを作らないようにすることになります。
アウトプットには、「最終成果物」「中間成果物」「資料」などがあります。「最終成果物」は、プロジェクトが最終的に目指すものと、プロジェクトのフェーズで承認などの判断に使われるものです。
「中間成果物」は、最終成果物を作るために必要となるものとなります。通常最終成果物はいくつかの中間成果物で構成されます。
「資料」とはプロジェクト外にある情報や議事録、プレゼン資料など、作業を行う上で必要となるもので、成果物ではありませんが情報として重要なものです。
次回につづきます。