▼遅かった季節のめぐりが、
遅れを取り戻すかのように一挙に秋が深まりました。今週は随分と冷え込むようになりましたが、皆さんいかがお過ごしでしょうか。
キットＰＭは風邪も治り、やっと平常運転に戻りました。
※前回、記号を使って説明図を書くことにチャレンジしましたがどうもうまく行きませんでしたが、お伝えしたいことはご理解いただけたと思います。何れにしても、ご迷惑をお掛けし申し訳有りませんでした。
▼前回は
プロジェクトの全工程に渡って散りばめられている”余裕”を削ぎ落して集めてくるお話をしました。この削ぎ落とす方法や理屈は色々あるのですが、それはまた別の機会にご紹介します。
今回は集めた余裕をどう使うかについて、考えていきます。
▼不確実性からタスクを
保護する方法はあまり多くありません。一つは要員を沢山つぎ込むというやり方ですが、これはトラブルが発生して初めてできるやり方です。しかもうまいやり方ではありません。
計画的に保護するには、期間的余裕をしかるべき箇所に配置するしか方法はありません。そのために、プロジェクトに万遍なく散らばっている余裕を取り上げて、見える形にする必要があったわけです。
もう一つは大切なのは、保護に値する重要なタスクは何かを明確にすることでした。
ではここでクイズです。プロジェクトで一番重要なタスクはなんでしょうか？ はいそうです。それはプロジェクトの終了そのものなんですね。いや別にからかっているわけではありません。プロジェクトの終了を保護するということはプロジェクト全体を保護するということになります。
▼タスクの保護を考える時に
まず最初にするのは、プロジェクト全体を保護するということです。ということで、まずプロジェクトの一番最後に”余裕（バッファ）"を置きます。プロジェクト活動のどこで問題が起きても、プロジェクトの最後にバッファを置くことで保護することが可能になります。
「それって、プロジェクト全体に余裕が散らばっているのとどう違うんだろう」と思われた方、その疑問にちゃんと答えはありますが今は、余裕を見えるようにすることで管理を可能にすることだと思ってください。
実はこの考えをうまく利用すると、プロジェクトの工期を劇的に短くすることが可能になるのですがそれも別の機会で説明することにします。
▼次に保護を考えるのは
前回ご説明したように、あるタスクから複数のタスクに分岐する箇所と複数のタスクが合流する箇所となります。重要なタスクです。
前者は分岐するタスクの後にバッファを置くことで、複数ある後工程の開始タイミングを保護することになります。後者も合流する前にバッファを置くことで、後工程の開始タイミングを保護しています。
もう一つ保護が必要なタスクに、作業内容に不確実性の高いものがあります。例えば、初めて扱うハードウェアが絡むなどのトライアンドエラーによるアプローチが必要な、研究開発型のタスクなどになります。
▼この他には
プロジェクト計画時に考慮する「リスクマネジメント」で取り上げるリスクが潜んでいる可能性の高いタスクもそうですね。
ただ。あまりあちこちにバッファを入れると、最初の余裕を取り上げる前の状態にと変わらなくなるので、特にＰＭが危惧するタスクに限ったほうがいいでしょう。忘れてならないのはプロジェクトの最後に充分なバッファを置いてプロジェクト全体が保護されていることです。
実際のバッファの量をどう考えるかについても、別の機会でご説明します。
▼本稿の目的は
進捗管理のあり方でした。進捗管理は計画時と現時点の差で測るというのが一般的ですが、手間がかかるのと、時々最終コーナーを廻ってゴール目前でいきなり破綻するという可能性を排除できない、という問題があります。
そこでキットＰＭのおススメは、担当者に「この作業はあと何日で完成する？」という問いかけを作業期間中に２～３回行うということでした。（中間時点と期日の少し前）
その上で重要なタスクがバッファで保護されることになりますので、あるタスクの遅れがプロジェクト全体に及ぼす影響はずっと少なくなるはずです。
▼いかがでしたか
この考え方を使うと、進捗管理の手間が省けなおかつ期間が守られる可能性が、かなり高くなります。しかも従来よりずっと少ない工期で、プロジェクトを実施できるかもしれないというまるで夢のような話です。
でも決して夢ではないのは数々の実績が証明しています。皆さんも是非一度トライしてみませんか？