▼秋本番となりました。
皆さんいかがお過ごしでしょうか。キットＰＭは最近食欲に歯止めが利かなくてせっかく減らした体重がもどりつつあるのを、ワークアウトで挽回するということを繰り返しています。正直大変です。
▼今回は外部強力会社と一番
モメごとが発生する場面である、トラブル発生とその処理について考えていきます。
トラブルそのものはプロジェクトには尽きものですが、一見そのパターンは色々です。しかし、特にＩＴ関連プロジェクトにおける協力会社との関係で典型的に発生する以下のものにほぼ集約されます。
１．納期遅延
２．品質不良
３．要件不適合
４．労務管理不良
気を付けないといけないのは、これらが発生する原因は必ずしも協力会社のせいとは限らないことです。発注側もしくは双方に原因がある場合もあります。というか、その方が多いので困ったことになってしまうわけですが。
▼問題が起きるのは
仕方がない。というより起きて当たり前だと思います。プロジェクトが終了してなんの問題も起きなかったと感じる時は、たまたま比較的問題が少なかっただけなわけです。
誰もが言うことですが、問題は起きたときどう行動するかが重要です。まぁ、起きないように気をつけることも大事なんですけどね。
▼では問題発生時にあるべき行動とは
どの様なものでしょうか。リスク計画によって予め予測していたにしても、予測外の出来事にしてもまず行わなければいけないのは、問題が引き起こす現象がプロジェクトの現状にどのような影響があるかを考えることです。
問題が引き起こす被害をできるだけ防ぐために、素早い応急的な回避処置が必要かもしれませんから。
次に、問題を引き起こしている本質的な問題（真の問題や中核問題と呼びます）は何かを追求します。そのためのツールとして、以前本ブログでご紹介したＴＯＣの「思考プロセス」などを始めてとして、様々な問題解決の方法論が紹介されています。
風邪をひいいたのが問題であれば、なぜ風邪をひいたのかを追求しそれを回避しなければ、一見完治したように見えても再び風邪がぶり返すかもれませんね。
▼問題の「真の原因」を見つけることは
非常に重要なことです。特にプロジェクトの早いタイミングではこれの解決がプロジェクトの先行きを決定することになります。（プロジェクトの終盤では判斷が少しことなります。場合によっては対処療法で乗り切ることも有効な手段となります。）
ただこの作業は一つ間違うと、犯人探しに陥って責任追及の場に容易に変わってしまいます。特に発注側のＰＭは、意図的にしろそうでないにしろ外部協力会社の責任を追求しようとします。そうすることで自己の責任を回避しようとるするわけですね。
そうすると責任を問われた協力会社側は、その責任を回避するための理屈を考え対抗しようとします。双方必死となり抜き差しできないところまでエスカレートすると、収束が難しくなります。
思い出してください。プロジェクトは何のために存在するのか？
▼もちろんプロジェクトの目的を実現するためです。
それ以上でもそれ以下でもありません。であれば、誰かの責任を追求するもしくは自分の責任から逃れることが正しいかは、目的実現に近づくかどうかで判斷すべきです。
時には、責任を追求することで特定個人を排除することが、目的達成にプラスになるということもあるかもしれません。でもこのパターンは相当問題がこじれた場合であり、誰の目にも問題の原因がハッキリしている場合でないと逆に問題を拡大することになります。
▼何が言いたいかというと
問題解決に必要な原因追求の場面では決して誰かの責任を問うことはしてはいけないということです。それは問題解決後の課題となり、適正な評価ができるかどうかの問題となります。
キットＰＭは問題は真の原因とそれが発生するメカニズムを論理的に追求すれば、自ずと解決策を得られると信じて活動しています。もっとも、最終選択がベストではなくベターになることもありますが。
▼IT開発プロジェクトの場合
ほとんどの問題は構造的なものか能力不足に由来します。つまり、冷静に分析すれば真の問題にたどり着くことができるし、それを解決するための方策もキットあるはずなのです。
淡々と論的な思考プロセスを繰り返し、感情レベルまでエスカレーションしないことが、お互いの信頼関係構築には効果的です。
これらの手順を踏んだ上で、次のステップとして責任追及をすれば、問題点が整理されてお互いに納得できているので、さらに揉めるということはあまりありません。
プロジェクトの責任追及はいずれお金の問題に行き着きます。そこでもめないためにも、冷静な分析が必要になります。
この手順を間違うとまた必ず同じ原因に基づく問題が遅かれ早かれ浮上することになります。
▼さていかがでしたか
ちょっと急ぎ足でしたが、プロジェクトで発生した問題解決を行う際の外部協力会社との関係のあり方について考えました。
あっ、もちろん真の原因追求は双方が一緒にとことん協議して、結果を共有することがとても重要です。もし、どちらかがいい加減な妥協をすると問題は潜在化して、さらに大きな問題となってプロジェクトを脅かすことになります。
そのためにもＴＯＣの「思考プロセス」は大変有効なツールだと思います。
▼次回は
納品、受け入れ検査、支払の場面での協力会社との関係について考えたいと思います。