▼この連休中は
素晴らしい秋晴れが続いていましたが皆さんはいかがすごされたでしょうか。
キットＰＭは食欲の秋、スポーツの秋、芸術の秋と、今年の秋はいつもと違って充実した過ごし方をしようと考えています。もちろん仕事の秋もですが。
▼前回まで
協力会社との関係構築のスタート時点で起きるマイナス要因とそれを回避するための方法論について考えました。
魔法のような解決策はありませんが、まずそこにリアルに問題があることを理解するということが大事です。その上で目的と目標を共有しプロジェクトをフェーズ分割することで、不確定性をできるだけ排除し、役割分担を明確にすることが必要です。
また、それでも顕在化する問題について対処するためのバッファ（期日と予算）を用意することが重要だと結論しました。
▼予告したように
今回から、プロジェクトの実施と監視プロセスで発生する外部協力会社との問題について検討していきます。
▼まず、プロジェクトがスタートすると
通常定例会議として進捗会議を開くことになります。そこで進捗状況の報告があるわけですが、そもそも何で進捗を測るかという問題があります。プロジェクトスタート時点でそれが予め決められていることは少ないように思います。
まぁ進捗会議の中で手探りで検討して決めていくことが多いですね。計画時点ではそこまで気が廻っていないし、誰もが納得できる進捗の指標を考えるのは簡単ではないのです。
どちらにしても、試行錯誤して有効な（？）進捗指標を考えることになりますので、この時点ではまだ大きな問題になることはありません。
▼問題が起こるのは
進捗報告が事実と違っている場合です。「えっ？そんなの当たり前じゃないか、チェックすればわかることだろう」と思った方、これがそう簡単なな話ではないのです。
ハハ～ンと思われる方も多いのではないでしょうか。
”事実と違う”≠”嘘”
なわけですね。明らかな嘘のほうがまだ始末に負えるのですが．．．
▼誤った進捗報告の原因には
幾つかのパターンがあります。タスクの抽出に問題があり、やるべき作業の全体量を正しく把握できていないため見かけ上問題がでない。タスクに難易度の概念がないため、難易度が高いものを後回しにして進捗率を稼ぐ。テストで手を抜くなど品質を犠牲にして進捗率を稼ぐ。
いずれも、遅かれ早かれ時間が立てば表面化する問題ですが、プロジェクトのスタート時点では密かに潜行してプロジェクトの危険性を増大させることになります。
ではこれらの表面に見える一見ナンセンスな事柄がなぜ起こるのか、真の原因について考えてみましょう。
▼第一に考えられるのは
なにがなんでも締切日に間に合わせることが目的になっているということに尽きます。それを支える動機は幾つかあります。
遅れが他のタスクに影響するので責任が問われる、遅れが支払いのタイミングに影響する、今度の休日で挽回できるはずだから、などなど仕事に対する個人の責任感による所が大きいと思います。
責任感を持つことは無条件に正しく、責任感がない社会人は信用されないのは当たり前かもしれません。でも、責任感が強すぎると様々な弊害がでてくるのです。もちろん、弊害がでるということは”誤った責任感”のためなのですが。
本当の責任を考えるなら、都合の悪いことも情報として提供することが正しい行いなのは問題なく理解できると思います。
でないと、正しい判断や対策検討ができるわけありませんね。
▼誤った責任感が
どこから来るのか？というとそれはプレッシャーです。プレッシャーには発注側からのものもありますし、内部から来るものもあります。
どちらにしても、過剰なプレッシャーを与え続けるということで解決できる問題は結構あって、ついついこのマネジメント手法に頼ってしまうことがあります。お手軽だからですね。
これは日本人の本質が基本的に真面目だということに起因しているからだと思います。
（なぜそこまで真面目なのかについては、日本社会の構造的な問題とそれによるメンタリティの問題があります。これについてはいつかじっくり取り組もうと考えていますので、ここでは立ち入るのは控えます）
でもねぇ～。こんなやり方で目先の問題が解決できたとしてもそれはそれでもっと大きな問題の芽を作っているだけではないでしょうか。
▼プロジェクトで問題が起きることは
当たり前です。起きないことの方が珍しいわけです。重要なのは問題に早期に気づき素早く有効な対策を実施することです。
であれば、誤った責任感を引き起こすプレッシャーを与え続けるのではなく、正しい情報が集まるような対策を考えるべきです。
ではどうしたらそのような関係が作れるのか、次回はそれを考えて行きます。