前回、テンプレートに頼るとまずいこと（罪）のみを書いて、（功）について書くのを失念してました。テンプレートを使うと何が嬉しいのか？そうですね、一番のメリットはテンプレートそのものがノウハウだということです。何も考えなくてもテンプレート項目を埋めるだけで、一定のドキュメント品質を確保できるわけです。あーっ、つまりファストフードの接客マニュアルや製造業のラインでの作業マニュアルと似ていますね。とすると、テンプレートを使うと同様の作業を繰り返して行う日常的な作業でより威力を発揮するという推論が成り立ちます。
それで前回、「心が入っていない」という抽象的な言い回しで問題点を指摘しました。それを具体的に表現すると、こうなるかと思います。
プロジェクトマネジメントとは不確実性をコントロールするという作業である
｜＜とすると＞
↓
不確実性とはなにか？コントロールするとは何か？を深く考える必要がある
｜＜また＞
↓
プロジェクトやメンバーの特性、周辺環境によって毎回状況が異なる
｜＜ということは＞
↓
常に、初めてで新しい状況に対応しないといけない
｜
↓
マニュアルを中心とする作業にはなじまない
当たり前ですが、マネジメントとはとてもクリエイティブな作業であるわけです。
ただプロジェクトの中にはクリエイティブであることを求められるものと、そうでないものが混在しています。プロジェクト憲章やプロジェクト計画書はクリエイティブなアウトプットの代表でしょう。進捗管理表などは（ルールが決まっていれば）正確さ命の、日々の繰り返し作業となります。課題管理票などは、原因の考察や方針立案などの”意思”が必要となるので、その中間となるんでしょうか。
しかもマネジメントスタイルによってその区別はまた様々となります。まずその区別をちゃんとする必要があるということです。そうすることで、テンプレートのメリットを活用し、デメリットを無くすことができるでしょう。
頼りすぎは禁物、でも適切に使えば効果は期待できるということでしょうか。テンプレートの隙間を埋めることだけで仕事ができたと思わない”精神力”と”指導力”が求められますね。
いかがでしたでしょうか。凄く当たり前すぎて物足りない？そうかもしれないですね。でも、実際の現場で「心が入っていない」上辺だけのテンプレートを使ったドキュメントを沢山見るのも現実です。テンプレートという手法が馴染むものとそうでないものを区別することと、記述内容の行間から問題を見つけ出す経験を磨くことが重要です。
次回は、どのようなアウトプットがテンプレートに馴染むのか、なじまないのかについてもう少し掘り下げて行きたいと思います。