さて、予告通り「テンプレートの功罪」について数回に分けて考えていきたいと思います。
プロジェクトマネジメントのコンサルタントをやっていると当然、PMの概念やガイドブックの内容の説明だけでなく、実際の手法について例を示してお客様にお伝えすることになります。でその”例”なんですがアウトプット帳票のフォームだったりするわけです。私も最初はそれも仕事の内と喜んでご提供していたのですが、あるときから”ちょっとまずい”と思うようになりました。
何がまずいのか？そうです、テンプレートに頼ってプロジェクトに対して、PMを含めたプロジェクトメンバが自主的で、能動的な思考をおろそかにしがちなのに気がついたからです。えっ？何を言ってるかわからない？えー、つまりテンプレートが充実すればするほど、テンプレートの空白部分を埋めることが作業の目的となってしまうということです。皆さん、心当たりがありませんか？
このときさらに問題なのは、アウトプットをレビューする側はテンプレートの然るべき項目にきちんと記述されていれば、その内容を信じるしかないわけです。そこに表現されていない何か不穏なものの気配を感じることはできません。あー、これもちょっと抽象的ですかね。
例えば、プロジェクト計画書をレビューしていて良く言うのですが「この計画書には心が入っていない」と。「心が入っていない」とは、作成者（PMですね）がこのプロジェクトの何をポイントと考えているのか、何をリスクとして見ているのか、何を最も重要と考えているのかなど、気持ちが伝わってこないということです。ご理解いただけるでしょうか。
もちろん、普通はテンプレートはテンプレートでしかないので、そこで指定がない項目でも、書き手が必要と思えば追加することはできるのですが、何もないところから書き始めるにのに比べて、記述を追加するのは、逆に心理的にはハードルが高くなるようです。原因はいくつか考えられます。自分の頭で考えると言うのはやっぱり面倒くさいです。これが一番。もう一つは、指定されている項目を満足させればとりあえず合格点がもらえるわけですから”それ以上のことをする必要性を感じ無い”し”余計なことをして逆にマイナス評価をもらうのも嫌”なわけです。要するにより（自分の評価にとって）安全な道を選択するという凄く自然な行動原理に従うわけです。始末におえないのは、それがあまりに自然なため書き手が全く問題と感じる間もなくそうするということですね。
じゃ、どうしたら良いのか。次回は対策について考察して行きたいと思います。