会社でこんな会話はありませんか？
「この資料、AIで作れないかな」
「毎週の報告書をChatGPTに作らせれば早そうだ」
確かに、生成AIを使えば速くできる仕事は増えています。
でも、その前に一度だけ確認してほしいことがあります。
その仕事、本当に必要でしょうか？
今日のテーマ
AI導入というと、
「どのAIを使うか」
「どの業務をAI化するか」
に目が向きがちです。
でも私は、その前に「仕事を減らせないか」を考えることが大切だと思っています。
なぜなら、必要のない仕事をAIで速くしても、その仕事自体は残るからです。
よくある会社の状態
例えば、
毎週、誰かがExcelの数字を別の資料へ転記している。
月末になると、ほとんど読まれていない報告書を作っている。
会議のために資料を作り、その会議では資料を順番に読み上げている。
こうした仕事は、会社では意外と珍しくありません。
一つひとつは小さな作業でも、積み重なると社員の時間をかなり使います。
本当に見るべきなのは「仕事の目的」
ここで、
「AIで資料を自動作成しよう」
と考える前に、
「そもそも、この資料は必要？」
と聞いてみます。
例えば毎週1時間かけて作る報告書があったとします。
AIで10分になれば便利です。
でも、誰もその報告書を使って判断していなければ、一番の改善は10分にすることではありません。
作るのをやめることです。
業務改善では、
「速くする」
だけではなく、
「なくせないか」
「減らせないか」
「もっと簡単にできないか」
という順番で考えることが大切です。
今日からできること
まず一つ、社員に聞いてみてください。
「毎週やっている仕事の中で、なくしても困らなそうなものはある？」
次に、資料や報告書について、
「これは誰が何のために使っている？」
と確認してみます。
そして、残すと決めた仕事について初めて、
「ここにAIを使えないか？」
と考えます。
この順番だけでも、AI活用はかなり変わります。
まとめ
生成AIは、仕事を速くしてくれる便利な道具です。
でも会社を良くするためには、速くする前に「その仕事を続ける必要があるか」を考えることも大切です。
AIを増やす前に、仕事を減らす。
自社の中にも、まだ見直せる仕事がないか、一度探してみてはいかがでしょうか。
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