遅刻が治らない部下

マネージャーをやっていると、一人くらいそういう部下に遭いますよね。これを放っておくと、全体のモチベーションに関わるので、たかが一人の遅刻といっても組織に深刻な状況を与えかねません。

強い態度で対処していく必要があるかと思います。

対処方法は以下の通り

①その原因を知る。

単に、遅刻をしないようにと注意しても治らないケースがほとんど。プライベートの生活態度から聞き出し、前の日の夜の過ごしか方などを相手目線で聞いていくことが必要だと思います。そのときに、ある程度共感的な態度を見せていく必要もあるでしょう。それによって悩みを打ち明け、原因となっている部分を自己開示すると思われます。ここでもいわゆるコーチングが有効となります。

②解決方法を考えさせる

原因となる元凶を取り除き、生活を変えるためにはどうしたらいいか、自分で考えさせていくことが重要かと思います。もともと、遅刻をする人は、主体性ある人が多く、相手からのアドバイスを聞き入れ難い人が多い、解決策は自分で考えさせ、コミットさせていく必要があると思います。

③進捗をチェック

その後、遅刻がなくなっていっかどうかチェックし、万が一それでもなくならない場合は、就業規則にのっとった断固として処置を施していく必要があります。それがたとえ優秀な部下であっても。

仕事の管理

仕事を進めていく上で、タスク管理は永遠のテーマになるかと思います。

決して新人だけの問題ではないですよね。秘書付きの社長でも、どこにどれくらいの時間を使うかは重要な意思決定となると思います。ここでは、管理職前のサラリーマン向けの自己管理のちょっとしたスキルをお教えしたいと思います。

①スケジュールには自分単独の仕事をまず入れる。

良くスケジューリングソフトに記入されている中身を見ると、ミーティングや顧客訪問しか書いていないがいます。これだと他人にスケジュールを管理されてしまう。まずは、自分一人でやる仕事の時間を確保することが第一。あいている時間に会議を入れるようにしましょう。もちろん、先方の都合あるので調整は必要ですが、まずは、自分の時間を確保することが、主体的に仕事をコントロールする第一歩だと思います。

②会議やミーティングの時間は自分で決める。

会議の時間を設定する際、意外と自分の裁量で決められることって多いと思います。その時には、必ず、私は、午後一か夕方遅くにするようにしています。そうすれば、午前中まるまる自分の時間になったり、午後の前半か後半のまとまった時間が残ります。そこに集中力を必要とする仕事を入れていきます。

③机メモ

よく電話しているときにしたメモってなくしたりしません？私だけかな、そういう場合記憶をたどるしかなくなります。

それを防ぐために、Ａ３の紙を机に張り、そこに電話で聞いたことや、仕事中思いついたこと、今日のやるべきタスクを書くようにしています。当然、なくならないし、急な電話でもスムーズに対処できる。また、アイディアが思いついたときに書けるので忘れないなどの効果があります。

以上、ここでは三つ挙げました。いかがですか？

リーダーシップについて②

役職についていなくてリーダーシップを発揮しなくてはならないときがありますよね。

役職パワーが使えない場合、本当の意味でのリーダーシップが問われてきます。

そういう時に常に念頭に置く視点が全体と個という視点のバランスかと思います。

●全体に対して

１）方針を共有するときは、一同に会した場面で、熱い思いとともに自分の考えを述べる。（プレゼンテーション）

２）それについて、可能な限りすべての人に意見を述べてもらう。（ファシリテーション）

３）普段の場面でも、公平に接し、わけ隔てなく接していく。

●個に対して

１）キーマンについて、非公式な場面で接点を持ち、自分の考えに対する理解度を深めてもらう。キーマンが落ちれば、全体にも波及する。

２）個々のニーズに合わせた対応する。スキルに課題を抱えている人もいれば、本業の仕事が忙しい人もいる、それぞれの課題に配慮していく必要がある。

３）個々の性格や強みを把握し、任せる仕事を調整する。

リーダーは両方得意な人、どちらかが得意な人いろいろかと思います。このどちらか欠けても方針を浸透させるには片手落ちかと思います。個々ばかりに集中すれば、メンバー間の連携が促進されないなどの課題があり、個に対してのアプローチが少なければ、方針はわかっているけど腹落ちしていない人が続発するかもしれません。

リーダーは自分がどちらかが得意なのか把握し、弱い部分を強化していく必要があるでしょう。

仕事場での人間関係

職場のコミュニケーションって難しいですよね。

ちょっとしたことで、相手がいやになり、同僚と悪口を言う。

悪口で盛り上がる同僚は、自分がいないときに、自分の悪口を誰かと話してたりして。

チームワーク、リーダーシップ、営業、その多くはコミュニケーションがうまくいくかどうかにで成果が変わってきますよね。そして、いろんな本がスキルを教えてくれます。

リーダーシップでは、ほめて、傾聴し相手の承認する。

チームワークでは、目標を共有し、ｗｉｎ－ｗｉｎの関係を作る。

いろんなことが書いてある。それを実績できいる人ってどれくらいいるんでしょうかね。

いろんな人種の集まる会社で、誰とでもコミュニケーションが円滑に実施できている人ってそんなに多くないし、いたとしたら、相当な人格者かと。

私はコミュニケーションを円滑化するのは、それ自体を目標にするのではなく、それを円滑化した後に待っている成果を認識しることかと思います。

リーダーシップであれば、メンバーと分け隔てなく接し、モチベートしていくこで組織の成果につながる。

リーダーとしての評価があがる。

チームワークであれば、嫌いな相手でも我慢して冷静に対処することで、自分の仕事を依頼しやすくなる。

嫌いな上司でも報告をきっちりしておくとで、いざという時にフォローしてもらえたり、昇進昇格につながる。

自分の仕事の目標達成のためには、周囲との協力関係が重要。

などなど。

そういった副次的だが重要な目標意識を持つことで、コミュニケーションにおける大人度が高まるかと思います。

時間別集中時間

仕事をしていて、時間によって集中力に差がでることってありません？

この一カ月時間別に集中力のレベルを測ってみました。

１００点満点で、時間帯ごとに記録していったら、

午前１０時台と午後３時台が７０点以上と高得点。

午後１時、午後２時台は３０点代と低かったです。

なので、いつもこのように仕事を進めています。

９時：本日の予定、週、月のスケジュールの見通しを立てる。ファイルの整理や机の整理も行う。

１０時：頭を使う分析系の仕事

１１時：１０時台の疲れがでるので、簡単な資料作成に移る

１時：メールチェックと顧客への電話対応

２時：交通費の精算や届け出

３時：再び分析系の仕事

ここでほとんどの仕事を終わらせる。

４時以降は書籍やパソコンで研究

といった感じにしてましたら、仕事の効率性がすごくあがりました。

やっていて苦労するのは、メールのチェックを我慢することですね。

あと、重要な顧客とのミーティングは、１０時台や３時台にすると交渉でイニシアチブが取りやすくなるかと