おはようございます。
緊急事態宣言もあけ、どの企業も出張なども増えてきたことでしょう。
それが証拠に、平日の新幹線の乗車率はほぼ毎日80%だそうで、ようするに、新幹線３人席のまんなか『B』席が空いている以外は、ほぼ埋まっているということになります。
コロナ禍、企業の多くが、社員がリモートワークだといっても、秘書は全く関係なく、ボスが出社すれば必ず出社します。
お互いの連携が濃密な人ほど、出社せざるを得ない環境です。土日は週休二日制ですが、私達秘書はほぼ365日いつでも戦闘状態におかれています。
しかし、給料は特別な手当もなく、普通の従業員と何ら変わりありません。
会社で社内の人たちは、ボスのプライベートなことを尋ねるので、社内の人たちからは距離をおいて付き合います。まれに、そんなことを尋ねずに、私との付き合いだけを大切にしてくれる同僚が一人いれば、もう充分、秘書は常に孤独です。
会食も、ゴルフ懇親会も、はたまた、プライベートな移動まで、秘書の仕事。『①今日は接待会食』『②明日は懇親ゴルフ』『③明後日からは家族旅行』『④翌週月曜は役員会で、前日日曜日は食事会』『その翌週は出張』などなど、連日その手配のすべてが秘書にお鉢がまわってくるのです。
①接待会食なら、ボスの好みを押さえつつ、先様の喫煙の有無、利き手の確認、食材アレルギーの有無、季節を感じるような食材を使ったレストランまたは、予約が困難だったり、媒体などの話題に載った少し珍しいと思っていただけるようなレストラン、お客様が遠いと感じない移動距離も考慮します。次にご招待状を作成し、約３週間〜１ヶ月前に持参、1週間前にはレストランに出向いてメニューの確認と請求書を送付していただくお願い(自分が出席しない場合)、先様がお越しになる際、運転手つきなので駐車場のチェックと運転手様への食事の手配もレストランにお願いします。
食事については予約をお願いしますが、アルコールなどの飲み物については、値段のついていないメニューをご用意いただくよう、お願いします。
これは、先様に金額の心配をさせないためです。
ボスがワインに明るくなくて、選ぶ際に困らないよう、必要であれば、当日の会がワインやシャンパンなども数本事前にお店の方と打ち合わせをしておきます。
レストランにはお開きの時間になったら、すぐに車を回していただけるように、事前に運転手様の連絡先も聞いて、レストランにお渡しします。
手土産の準備、必要ならタクシーチケットの準備等を終えて、前日に再度すべての確認をレストランにします。
会食が終わったら翌日、レストランにお礼の電話は絶対に欠かさないこと。そして、請求書をすぐにご郵送いただいて、それが月末近くであればなおのこと、すぐにお支払いをするよう、心がけています。
②明日は懇親ゴルフ会となると、3ヶ月前が土日祝日休みであろうがなんだろうが関係なく、朝7時にどこにいようとも予約を取ります。後日プレーする名前を伝え、前日までには手土産の準備と、プレー後の懇親会会場探し。支払いまでの手順は接待会食とおなじようにする。
③家族旅行なんて、旅行会社いけば良いと思うんですが、面と向かって言えないところが上使えの辛いところ。自宅の出発から飛行機、宿、はたまたレストランやアクティビティまでの予約を課せられ、キャンセルや日程変更もすべてを担うのが秘書のわたしたち。
もし、なん家族かのグループで行く場合、ボス以外の方々の家族の飛行機や宿までバラバラの日程にも関わらず、たった1回だけ会食するためだけに、すべてを担うんです。日本だけじゃなく、海外でも同じ。
④週明け月曜日に役員会なのですが、前日の休日に食事会をするというので、地方からやってくる会食会場選択は、多くは新幹線で来る役員が一人で来ても迷わないで済むよう、会社と東京駅の間の有名商業施設を選びます。そのまま全員のホテルを予約し、翌日から彼らが詰める会議室の準備、昼休みなく早朝から夜まで席につくことなく、ただひたすらたくさんの偉い人のお手伝いをします。
⑤同時に進む、数日後の出張の準備、会議やあいさつ回り先が決まったら、先様への話題づくりのための準備、手土産の準備、新幹線やホテル予約等に奔走。
これを同時に一人でやります。
さすがに神経が休まらず、ほぼ寝られない日々が続きました。
週末までに見切りをつけないと、休日まで持ち越すことになるので、夜帰りが遅くなっても目鼻をつけて終わらせることを心がけています。
やっと今日は休日。
秘書って、楽しいけど、キツイなぁ(笑)