管理組合総会では、受付で参加資格のある者として組合員およびその代理人を確認することが重要です。
原則として、それ以外の者は入場させないというのが規定ですが、理事会が特別に必要と要請した者や議案により影響を受ける賃借人などは傍聴者として参加できます。
ただし、傍聴者は議決には参加できません。 もし誤って傍聴者が議決に参加してしまったら、問題が起こる可能性があります。
逆に、組合員やその代理人が出席を許されず、議決に参加させなかった場合は、「その総会決議は無効である」という訴訟を提起される恐れがあります。
しかし、多くのマンションを購入した者（区分所有者とその家族）は、管理組合という組織がどのようなものかを知らずに入居することが多いです。 総会を通じて、管理組合という組織がどのようなものかを学ぶ機会でもあります。
このようなことを考えれば、夫婦や家族などの居住者が総会に参加できる和やかな運用が望ましいと言えます。
また、あらかじめ総会開始時に「議決のルール」を説明すれば、混乱のない議決が可能だと思います。
ただし、タワーマンションや団地マンションなどの戸数の多い管理組合では、会場の設営や運営の問題から、「出席者は1住戸1人」という規則に従わなければならない場合もあります。
区分所有者の資格審査
区分所有者の資格審査は、小規模なマンションであれば、「顔見知り」的な受付で問題はありませんが、大規模なマンションであれば、売買などで区分所有者が変わっている場合もありますから、だれが区分所有者でだれがそうでないか判断するのは難しいです。
一般的には、「総会招集通知書」を持参している人が参加資格があると認める方法を取ります。
厳格に運営する場合は、区分所有者が弁護士などの代理人を伴ってきた場合は、どちらか一方の出席しか認めないという処置を取ることもできます。
また、区分所有者の照合の方法として、運転免許証などの身分証明書で本人確認する方法もあります。
区分所有者でない者の出席
区分所有者の代理人については、委任状を持参している者は出席を認めます。
社会問題化したようなマンションでは、マスコミへの公開をどうするか事前に理事会で決めておく必要があります。
議長には、議事進行に関する権限があり、議長が決めることができますが、議長も区分所有者の一人ですので、後に問題が起こらないような処置が必要です。
また、マスコミへの公開を決めた場合でも、傍聴者は質問を含め、議事に参加することはできません。
次に、大規模修繕に関する質疑で調査診断や改修設計を行った一級建築士などが総会に出席し、議長の求めに応じて発言するのは問題ありません。
また、会計士、税理士、弁護士、マンション管理士も同様です。
各分野の専門家に意見を求めるのは、問題解決の一つです。
ビデオなどの持ち込みについて
出席者がビデオなどを使用した場合は、議長は総会の議事運営の妨げとなるとしてその使用を禁止することができます。