マンション管理組合総会について、シリーズで説明しています。
４．総会の準備
総会の開催スケジュールはすべて決算日から始まります。
理事会としては、管理組合の年に１回の最大のイベントである総会に向けて、多くの準備作業が必要です。
総会の議案は、管理会社から示されることが多いものの、理事会でよく検討していきたいものです。
議案が決定したら、総会の議案書案を管理会社が作成してくれます。
議案書とは、総会で報告や審議事項を書いた書類です。
管理会社が議案書案を作成してくれるため、理事会で内容をきちんと把握しておく必要があります。
特に、理事会が思い入れを持って、提案する議案などは特にチェックを入れて、思いが区分所有者に伝わる文章になっているかどうかを確認する必要があります。
また、場合によっては、訂正や作り直しをお願いすることもあります。
総会の時間設定は、議案の数や内容によって設定しますが、長すぎる場合や議論が多発する場合は、収拾がつかない可能性がありますので、管理会社とよく相談しましょう。
議案書には、総会の開催日時、会場、進行などを明記し、議案によっては資料を添付します。
総会は、この議案書に書かれたことに従い進行させます。
総会で緊急動議などを出しても、議案書に書かれていない内容については決議することはできません。
総会の準備には、議案書、開催通知書、出席・委任・議決権を行使する書類を作成します。
管理規約に記載されている周知期間内に、全区分所有者にそれらの書類を配布します。
マンション 標準管理規約では、
「総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の２週間前（会議の目的が建替え決議であるときは２か月前）までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。」
と書かれています。
また、同時に掲示板に『総会開催のお知らせ』を掲示します。
総会開催の通知をした後は、出席・委任状・議決権行使書の提出状況を確認して、総会が成立するだけの数が集まっているのか、注意が必要です。
また、参加者は、多い方がよいわけですから、督促やその他の方法を管理会社にお願いします。
出席者を増やすことは大切です。
次に、臨時総会の場合は、緊急の場合があり、準備時間が少ない場合がありますが、基本的に行うことは同じで、管理規約に従って、総会の開催前の決められた日までに開催を通知します。