AIは「翻訳者」でもある

今日は、工場で発生した労務問題について、弁護士へ報告と対応を依頼する文書を作成した。

工場から送られてきた報告書や関係資料を確認したのだが、正直なところ、何が起きて、どこが問題なのかが分かりづらかった。

さらに困ったことに、報告書には事実だけでなく、報告者の憶測や推測も混ざっていた。

現場では、「おそらくこういうことだろう」という考えを書いてしまうこともある。しかし、弁護士に相談する文書では、事実と推測を明確に分けて整理しなければならない。

そこで活躍したのがAIだった。

もちろん、そのまま資料を入力するわけではない。

会社名や個人名などの情報は匿名化し、個人情報や機密情報に配慮したうえでAIに整理を依頼する。

「この内容を弁護士への依頼文書として、事実関係と推測を区別しながら分かりやすくまとめてください。」

それだけで、複雑だった報告書が驚くほど読みやすい文書へと生まれ変わる。

出来事が時系列で整理され、客観的な事実と報告者の見解が切り分けられ、弁護士が状況を把握しやすい文章になる。

もちろん、最終的な確認や修正は人間の仕事だ。

しかし、ゼロから文章を組み立てる手間を考えれば、作業時間は大幅に短縮できる。

最近、私は補助金の申請書や報告書、就業規則の見直し、キントーンアプリの作成など、さまざまな場面でAIを活用している。

その中で感じるのは、AIは「答えを出す機械」というより、「情報を整理し、相手に伝わる言葉へ翻訳してくれる存在」だということだ。

総務の仕事は、人と人をつなぐ仕事でもある。

現場と経営者、社員と会社、そして会社と弁護士。

それぞれ立場が違えば、必要とする情報も異なる。

その橋渡しをするのが総務の役割であり、その仕事をAIが力強くサポートしてくれる時代になった。

AIを上手に活用すれば、中小企業でも専門家とのコミュニケーションをよりスムーズに進めることができる。

今日もまた、その便利さを実感した一日だった。