いまや、仕事で電子メールは欠かせないコミュニケーションツールとなっています。
こちらの都合で相手の手を止めることなく、要件を伝えることができます。
しかしながら、ちょっとした気遣いがないがために、相手に余計に手間やイライラを与えてしまう場合があります。
１）件名には「要件」を書こう
よく件名に自分の名前を書く方がいらっしゃいます。「〇〇会社の〇〇です」というように。
送信者からしてみれば、自分のメールを読んでいただきたいという意思でそう書かれているのだと思いますが、毎回毎回同じだとどうなるでしょう？
過去のメールから要件を探すとき、いつくものメールを開封しないとわかりません。
それよりも、件名には「要件」を書きましょう。要件であればすぐにキャッチできます。
２）内容は整理してから
メールの内容は簡潔に。だらだら長いメールがありますが、その場合、書くほうもわかっていない場合があります。メールの内容は整理してから書きましょう。
相手も仕事の合間を縫ってメールをチェックしています。スムーズに伝わり、イライラさせないためにも「伝わる」書き方で書きましょう。そのコツは、「結論を最初に書く」です。
３）言葉は丁寧に
文字だけのコミュニケーションは非常に難しいです。ちょっとした言い回しで、相手に不快を与え、時には怒らせてしまうこともあります。特に、感情に任せて書いてしまった時は、少し時間をおいて読み直て修正しましょう。
注意したいのは「〜してください」、一見普通に見えますが、文章の流れや、その人の関係性から上から目線に感じてしまわれることがあります。できるだけ丁寧な言葉で、時にはメールをやめて電話や訪問などで対応した方が良い時はそうしましょう。
まだまだポイントはありますが、このようなちょっとした相手思いを加えることで、メールのコミュニケーションが円滑になります。
