文書と記録

今日は神戸市役所に行ってきました。10年ですね本当に早いですね。当時、物資輸送に駆け回っていたことを思い出します。合掌・・・ブログ少しでも書かなければ忘れられてしまいますね。たまには息抜きということで折角、文書と記録がでてきましたので、超簡単説明をしたいと思います。わかりやすくが私のモットーです。
文書と記録の違いはひとことで言えば改訂があるものが文書で、無いものが記録になります。もちろん正式にはJISQ9000の3.7.2、3.7.6に書かれていますが読めばよむほどわからなくなります。これはISO全般にいえることで本当に難解な言い回しが多いですね。全体のことを考えたらISO規格のような表現になるのかもしれませんが、顧客のためを本当に思っているのかとつい愚痴のひとつも言いたくなります。万人に突っつかれないためには、こうなるのでしょうか？法律によく似ていますね。
ところで先ほどの続きですが、例えば「○○㈱社員名簿」は毎年入れ替わりがあると思いますから改訂があるため名簿は文書になります。では「平成17年度○○㈱社員名簿」はどうでしょうか。これは、平成17年度中は社員の入れ替わりで改訂される可能性があり文書ですが、平成18年度に入ったらお蔵入りになるため改訂はされず記録になります。
ホント！言われてみれば中学生でもわかることです。でもこんなことに悩んでいるため真のISOの経営ツールとしての意味がだんだんと遠のいていきます。このような難解な語句が多く出てくるのがISOの特徴だ！は言いすぎでしょうか。

記事がよければ Blog　Ranking に１票をお願いします。Blog　Ranking