「どうなってんのよ～、色々入ってくるよ～」と後輩に連絡を取ってみて、「なんで、そもそも論から入らね～の？」と聞けば、「制定時の資料がないっていうんですよ～。」「ないわけね～だろ～」と言いつつ、公文書管理の基本線を話しました。
基本、船橋市役所では、課長補佐が文書主任のはず。資料が無いというのなら、出てくるまで、会議を止めて進めないというのが議会の委員の「責任」です。国会でも文書管理の問題が言われていますが、船橋市役所でもシステムとしてはきちんと確立されたものがあります。
それを正しく理解し、運用されているかどうかは各課の文書の担当責任者の「責任」でありますから、その責任者に責任を全うしてもらわなければなりません。
それはどういうことか？議会の議案の審査に必要な資料は何が何でも探し出しておき、いつでも、どういう状況でも提出が可能な状態にしておくことです。こんなこと当たり前の作業です。総務部総務課が忙しい中、旧態の文書管理を現状や現代的なものに改めて、周知をしているものですが、「知らない」では済まされない話です。
このような話をしますと、人材育成室がちゃんと研修・教育しないからダメだとかいうアホがいるわけですが、そうじゃね～から。
文書の取り扱いなんて、基礎の基礎。事務の基礎中の基礎なのだから、まずは人から言われて教わりに行くのではなく、自ら進んで教えてもらうのと同時に、先輩から後輩へ日常事務の中でOJTで進んで行くものだと思います。そして、常に上司の監視、管理の目が行き届き、常に完璧な文書が、完璧に管理されていることが本来ですから、「資料が無い」なんて話は存在しなくて、出るまで議会はうごかないというのが本来の姿でしょう。
そして、制定当時の文書に綴られている資料を見ればその経緯などが見えてくるようになるのが「文書主義」とも言われる「お役所仕事のある意味『真髄』」でもあるのです。
なので、少なくとも、使用料の値上げなどという場合は、その最初の使用料を制定した当時の「文書」にまで遡って、そこから議論を始めなければならないはずなのです。
特に今回の船橋市の事案はそこからスタートをすべき話です。そして、当然のごとく、担当課はその作業をした結果として値上げの理論構築ができているのですから、「資料が無い」はむしろ「あり得ない」話でもあるのです。
私だったら、会議を止めてこれ以上進められないと発言して、委員長に会議を閉めさせちゃいますね。
そうでなければ、議会の権威なんて守れませんよ。
後ろ向いて、「ちょろいもんよ」と舌を出して笑われちゃいます。