紙資料問題はある方からのご指摘で、調べ始めたのですが、まあひどいですね。
先期に、紙資料廃止を決めたのに。実際議会出席者の執行機関側は議会に引っ張られるように紙資料の廃止を進めているのに、肝心な議会が先祖返りで紙資料を執行機関に要求したことから表面化しました。
事情を色々と聞いても、固く口を閉ざされたり、どうなっちゃってんだ？と会派代表者会議の会議録のアップを待っていました。
私は、庁内全体のIT化に伴って、膨大な書類の山を効率的に管理し、公文書のあり方、公文書の考え方をどうするべきか。を考えていました。
そして、市役所業務をどう取り扱って行くか。政策をどう回して行くかなどを総合的に考えた結果、公文書管理のIT化の計画的断行が必須であると考えました。
ここのところずっと、行革レビューシートの品評会めいたことをやっておりますが、あっちも書くつもりではありますが、庶務事務の効率化の議論がありません。
各課共通の庶務課事務これを一元管理できる電子システムが必要です。すでに、導入済みの地方公共団体がありますが、私は庶務事務に加えて、法務事務と議会対応の高度IT化が地方公共団体の事務効率化につながるものと考えております。
以前にも書きましたが、私が尊敬をする山梨学院大学の江藤俊昭先生の政策サイクル論は、極めて現実的なものでると考えています。
過去のブログで引用していますのでご覧いただければと思います。下記のタイトルをクリックしてください。
ＰＤＤＤＣＡサイクル（左をクリックしてください。）
これらを実践して行くには、「記録」が重要なファクターになってきます。議論を深化させ、それを進化させるには、議論の基になる記録が必要になります。
それらを効率的におこなって行くには、書類検索、情報検索が避けて通れない必須事項です。更に言えば、それらのルーティーンのデータを常にアップデートをしながら修正、調整を加えて行く作業が、より良い行政サービスにつながって行くことには間違いありません。
船橋市役所の事務を振り返りますと、アナログゆえの事件、事故が後をたちません。それなのに、一向に減らないのは、多くの職員がアナログ頭でものを思考し、志向するからに他なりません。
そういう中で、最も管理監督強化をしなければならないのが、各課庶務事務です。同じ事務を全庁的に分散して、各課で行う。若干は改善、効率化はさせましたが抜本的ではありません。ここの部分は、大きな予算をかけてでもやらなければならない事務改善であり、意識改革です。電子化を究極まで進めて、庶務課事務担当者は、部局筆頭課に一人いれば良い感じにすべきです。
それができていないことを物語っているのが、総務部職員課の肥大化です。船橋市総務部職員課の肥大化は、いかに事務効率化が遅れているかの象徴であります。そのことに気づけていないこと自体に行政経営トップの資質を疑わざるを得ません。が、まあ無理かって感じです（笑）。
同様に、地方公共団体にとってある意味最も重要なこと。それが法務事務です。法務事務という言い方が正しいかどうかわかりません。各課が持つ例規の管理です。いま総務部法務課が庁内全体の例規を見る立場になっていますがあり得ません。
国や県の関連法規の改正情報、改正の事前情報、動向をウォッチしながら、先手先手で施策に反映させて行くのは当然でありますが当該事務所掌課に決まっています。従って、法務課に全部任せるような体制、意識は事件、事故を生む要因にもなるわけです。法務課はテクニカルアドバイスをする従たる立場に徹する課であって、前面に出すのは大きな間違いなのです。
同時に、行政法規を専門とする弁護士を顧問弁護士として契約をすることも肝要です。各課の法規担当が気軽にIT化されたシステムにより問い合わせ等ができて、その情報などは共有閲覧できるようにすべきです。これは法規担当職員の人材育成という観点でも考えるべきでしょう。これらにより庶務事務と同様に電子化を究極まで進めて、庶務課事務担当者と兼務で、部局筆頭課に一人いれば良い感じにすべきです。
議会対応も、総務部総務課が対応していますが、議会担当職員各部局筆頭課の配置とシステム化です。これは法務と同じイメージです。
庶務、法務（法規）、議会の担当職員が同一で結構だと思いますが、この三点セットでの高度な電子化（と言っても民間企業ではあたり前程度の電子化です。）、情報共有は、どこの部署にとっても業務効率化に繋がる重要な話だと思います。
先日も笑い話を聞きました。パワハラでアンダーな世界では有名な議員が、他の議員を持ってパワハラなので職員が萎縮しているのではないかと疑問を呈していたそうです。その話を聞いた職員は、「お前だよお前！！」って思ったそうです。
パワハラ議員の情報共有とかもするべきですし、セクハラ議員もいますしね。なんだか酷い話ですが本来は業務の情報共有ですよ。私が言っているのは。（笑）まさかパワハラですとは共有できないでしょうが、日報とは言わないまでも、日々の業務の進捗を共有するようなシステムもあるべきだと思います。
そういうことも含め、文書管理を高度電子化（くどいようですが、民間では当たり前のことで、「高度」ではないと思うのですが...）するべきだと思っているのです。