ざっくり言うと、
市と民が残す議事録がバラバラで統一する必要があると質問したところ、「フォーマットにつきましては、文書手引きの内容を今年度見直す予定にしておりますので、この中で、フォーマットの統一化を図る、この件については検討していきたいというふうに考えております。」でした。フォーマットを統一することで意図的に作らないといった行為を抑制することに期待。
中村はるき『再三申し上げておりますが、適切な公文書の作成と保存は、車の両輪です。両方に欠陥や抜け道を見つけ、意図的に答弁、実行する行為、または当事者が公文書全般に係る無理解での行為は重大な民主主義社会への挑戦です。企業等へ打ち合わせするときは、記録等文書フォーマットの統一を図り、作成を促す牽制を行わなくてはならないのではないかと考えておりますが、答弁を求めます。』
「打ち合わせ記録等、文書フォーマット、つまり議事録様式の統一化についての御提案でございますが、会議や打ち合わせの内容、提出等により作成する議事録の形態も若干異なってまいります。 昨年度、大東市文書取扱規程におきまして、事務事業の計画立案から完了までにおける経緯、過程及び実績について、後から確認ができるよう、最終的な意思決定に至るまでを節目ごとに文書等を確実に作成することを求める旨の改正を行いました。
このことからも意思決定に至る過程を後に検証すること等が必要とされる会議などの議事録は、当然に作成されるべきものと考えており、議事録様式の統一化は、議事録の作成意識を高めるための一つの方策ではあるものの、現在のところ、特段必要がないものと認識しております。何よりも職員が公文書に対する正しい理解と認識を持ち、適正な文書を作成することが重要であると考えておりますことから、今後も引き続き、職員に対し、公文書の重要性に関する意識の徹底を図り、適正な文書の作成についての周知に最大限努めてまいりたいと考えております。以上でございます。」
中村はるき『まずは、公文書管理についてです。公文書管理は、ずっと取り組んでおるところでございますが、3月議会で争点になったのは、りそな銀行の指定金融機関の手数料有料化について、今まで、市はりそな銀行との手数料などの取り扱いについて、今まで無償であったものをりそな銀行が苦しいから、市に支払ってくれということで、その手数料有料化が争点となりました。
私自身は、その公文書問題について、ずっと取り上げてきました。そして公文書管理について、文書フォーマットについて今回は質問させていただきましたが、これは例でございますが、例えば、これは新庁舎移転事業であります。移転したいとしている大川創業と市とのやりとりの議事録です。かなり詳細に書かれております。誰が出席して、法的にどのような問題があるのか、そして、どれをどう解決していくのかというかなり詳細に書かれている議事録となっております。
そして一方で、3月議会で問題になりましたりそな銀行の指定金融機関の手数料有償化、その議事録というのが、答弁であるとかないとか、二転三転した答弁を繰り返して、メモを破棄した、作成したが破棄したという答弁もありましたが、結果、このような文書が出てきたわけです。A41枚でございますが、これは破棄したと答弁をなされた後、つくったものでしょうか。』
「この文書につきましては、電話等でやりとりを行いまして、その都度、書き集めた部分でございます。以上です。」中村はるき『メモ自体を破棄して、(後で)それをまとめたものという理解でよろしいですか。』
「はい、そのとおりでございます。」中村はるき『日付が平成31年となっておりますが、どちらが間違いでしょうか。文書が間違えているのか。(日付が間違えているのか)』
「大変申しわけありません。30年の作成の分でございます。」中村はるき『複数の企業を当たっているわけでございます。ここだと6社か7社ぐらいですかね、銀行当たってるわけですが、1枚の用紙というのに僕は非常に驚くんですね。先ほどの大川とのやりとりもそうですが、山鬼さん自身は、この市長レクを行うときに、市長に対して、読み原稿まで用意するわけでございまして、市民向けである文書のこの議事録というのが、A4のたった１枚、しかも7社か6社か、複数の銀行を1行か2行、長いもので5行か6行ぐらいですが、それをまとめた。一体誰を向いて仕事をしているのかなというのを非常に感じるわけです。本当に真剣に交渉をこの銀行に対してしたと言えるんでしょうか、このメモを見て。』
「内容的な部分につきましては、電話等での確認をさせていただいて、その内容を簡単にまとめさせていただいたものでございます。以上です。」中村はるき『今後永遠に、今までなかったコストが永遠に毎年毎年かかるものでございますから、そういうふうに簡単にまとめられると困るんですね。例えば、普通の一般常識でございますけども、A企業にいって、B企業にいって、その段階ごとにA銀行に行った日付と時間と対応した方々と反応と、一般的には、議事録というのは、それを書くものなんです。これメモから、メモをまとめたこのA4の紙にするものに、そういった社会一般的な常識なものは、破棄したメモに書かなかったんでしょうか。』
「メモをもとに、こちらのほうの文書でまとめたものでございます。」『だから、それはわかってるんで、メモ自体に、そういう社会一般的なことは書いてないという理解でいいんですか。』
「そのとおりでございます。」中村はるき『総務部長に、私、ずっと公文書管理言うてますが、こういう理解、公文書に対してこういう理解でおられると非常に困るんですね。私たち市民の代表でございますから、性善説じゃないですけど、行政の言うことに対しては、基本的には信頼を置いておりますが、私の政治姿勢として、まず最初に疑うということ一番に掲げております。こういった文書の無理解といいますか、そうしたことが庁内でばっこしてないかなということに危惧を覚えるわけであります。統一的な文書と、そして適切な公文書への教育が必要だと考えております。まずは、そのフォーマット統一に向けて、どんな文書が庁内であるのか、企業とやりとりする部署というのは非常に少ないと思うんですね。どういった文書があるのかという調査をする必要性というのは、このやりとりを見て感じられますか。』
「まず、公文書に対する職員の意識の統一化、これは急務だというふうに痛感をしているところでございます。今、文書を作成する際におきまして、文書事務の手引きという、こういうものが各職員に配られております。この文書事務の手引きの中に公文書というのはどういうものなのか。職務上作成した文書であって、これは当然作成しないといけない、全ての人が情報公開に対する閲覧に供するようなものであると、ここのことまでも公文書として総論の中に書いております。したがって、これについては、しっかりと職員が認識をしていただく。まず、これが必要だというふうに考えておりますし、フォーマットにつきましては、この文書の内容を今年度見直す予定にしておりますので、この中で、フォーマットの統一化を図る、この件については検討していきたいというふうに考えております。」中村はるき『手引きに示していただきたいと思いますが、これを受けまして、会計管理者は過去の案件についてどのような総括をしてらっしゃいますか。』
「平成31年度一般会計予算の議決をいただいたことに対しましては大変ありがたく思っております。ただ、自分が侵してしまいました公文書作成、公文書管理という部分につきましては、今後、いろんな御意見もいただきましたので、誠実に果たしていきたいと考えております。翌年度以降の業務委託につきましても、協議内容をしっかりと記録に残して、公文書として作成、管理を行ってまいります。」
質問カテゴリー
1️⃣種蒔き2️⃣
提案3️⃣追及4️⃣(進捗)確認5️⃣(開花)確認6️⃣後追い
提案3️⃣追及4️⃣(進捗)確認5️⃣(開花)確認6️⃣後追い💬色付きが現在までの該当の進捗カテゴリー
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大東市議会議員 中村はるき
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