前回の一般質問で「文書を作っていない部署がある」、「文書が適切に管理されておらず、恣意的に解釈している」と徹底的に追及した公文書問題。
つい先日、大東市の担当課より公文書管理規程を改正するという報告を受けました。
内容は、以下の条項の新設です。
第14条の2
事務および事業を行うに当たっては、経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成するものとする。
引き続き重要な論点
誰のための文書か
いつでも変えれる規程
文書は市民との共有財産。簡単に変えれないよう議会議決の条例が必要。
電子メールの規程は
前回取り上げた要点の一つに情報公開条例では電子メールが公開となっているのに対し、車の両輪たる文書管理規程に電子メールの規程がないこともあげました。（庁内の管理規則にはある）
重要な全ての文書を管理規程のない電子メールでとならないような仕組みが求められます。
公文書三要件の弱さ～組織共有とは何なのか
公文書三要件とは、
職務上作成し、
組織で共有され、
保管されているもの＝公文書とされるものを構成三要件を言う。
特に組織で共有されていないので公文書ではない（＝メモである）という主張も可能で、正しく国で問題となった要素です。組織共有という考え方をまず明示すべきです。
訂正手法の明文化～どういった行為がいけないのか
訂正（修正）の仕方を明記することで、いけないことと、いけることの整理
例えば金額の修正は、だめ。日付の修正は事由と修正日を押印をすればオーケーなど。
恣意的に判断できることの排除を
検証プロセスの端緒を明文化して頂いたことは大きな一歩だと評価できます。引き続き一歩一歩市政を前へ進めていきます。
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