公文書管理について改善をすべく調査研究を続けます。現在の大東市において感じる公文書管理で欠けているものを指摘しておきたいと思います。
一番のポイントは、情報を公開することを規定した「大東市情報公開条例」と、文書を適正に管理することを規定した「大東市文書取扱規程」の両輪に整合性がないことが本質だと私は考えています。
なぜなら、いくら情報を公開しても、文書自体がずさんであったり、改ざんされたり等、適切に管理されていなければ、いくら情報を公開しても意味をなさないからです。
大東市文書取扱規程第3条3項には、『文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取り扱い、適正に管理しなければならない。』とあります。文書自体が自らの事務能率の向上のため適正に管理しなればならないとされています。規程と言うのはあくまで内部組織のルールなので、自らの職務のために適切に管理しますという条文になっています。
しかし、大東市情報公開条例第1条には『この条例は、開かれた市政の実現のため、市の保有する情報を公開することにより、市民の知る権利の保障と市政への参加を推進するとともに、市の市民に対する説明責任を果たすことにより、市民と市との信頼関係を深め、もって市民主体の市政を実現するものとする。』とあります。
事務能率の向上のための文書
知る権利の保障と市政への参加推進、説明責任を果たす文書
職員の意識改革など、透明性ある健全な組織運営においてこの歴然とした違いは重要です。
説明責任を果たすための公文書ではなく、（政策変更等経緯が書かれていないなど）内部の事務能率の向上を目的にした公文書が大東市の庁内において目立ちます。
公文書はありのままの事実を証明するものなので、「情報公開請求を受けることを前提とした文書」、「説明責任を果たしていない文書」など「公文書ではない公文書」を排除するためには、まず職員方々の意識改革から始まると考えています。
強制力をもった条例において（他の公文書条例同様に）公文書は市民との共有財産であり、市民や将来の市民のために説明責任を果たすための証拠となるのが公文書であるという実効性が必要ではないかと考えます。
次に説明責任を果たさず、事後の政策検証の抜け道が規程では存在します。
条例で情報公開によって説明責任を果たすとしているにも関わらず、条例第3条3項で実施機関は、第1条の目的を達成するため、会議録等必要な文書等の作成を怠ってはならない。とし、作成努力義務としているために、「そもそも文書を作らない」、「職務上（時間）作成した個人メモ」であるという言い訳が通用してしまいます。
職務上作成したメモであっても、情報公開の対象に入りますが、必要な文書等の作成が強制力がそもそもないうえに規程でも整理されていないため、「そもそも文書を作らない」、「職務上（時間）作成した個人メモ」だからという誤った恣意的な判断がなされてしまいます。
説明責任を果たす文書ならば、怠ってはならない→作成しなければならないといった規程で職員意識を変えていく必要があり、どういった行為がいけないことなのかはっきりと整理した上で、意思決定の過程に関する事項に係る公文書の作成について義務化すべきです。
適切な管理や保存など文書のライフサイクルについては規則や規程レベルで足りると思いますが、庁内の公文書に対する考え方や遵守自体の問題が大きく、市民への説明責任の観点から強制力を持った条例が必要という主張から条例と規程の両輪に主眼において整理してみました。
制定まで尽力したいと思います。
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