お休みしていたので連投。
今回の理事会は、理事長がお休みだったので、規約規定により３人いる副理事長
の誰かが、理事長が通常務める議長役をやらないといけないので私に回って
きました。ついこの間の２月に臨時総会やって５つも議案処理してあるので、
昨年は１１議案あったんですが、今回の議案数は、少な目の７か８で済むはず。
... 決算報告・管理会社との委託契約更新・次期予算案・次期役員承認で
なにも動きがなくても4つ必ずあるから、まぁすごく少ない感がある。
但し、数億円値上がりした長期修繕計画の承認とか炎上しそうなのも入って
いる。私来期は”理事”ではないし、くだんの計画の検証が甘いとかは、地震の
あった年だけは忙しくて無理だったでいいわけできそうだから、えいやってね
もんです。
理事会で、３月理事会で議案の方向性はほぼ決定です。議案書とかに落とし
込んでいく詳細とかは書きながら直していけるけど、何を議案にするかと、
議案の数・順番程度は決めておかないと書き始めようがない。
（前の議案の採決で否決されたら、後ろの予算案が変更になるような
変わり方の依存関係のある議案はかなり多いもの）
4月は絶対２回理事会がいる（議案の大まかな確認→最終稿チェック、
2回目の理事会は、次期理事への引き継ぎ理事会を兼ねる）といっても、今期
から理事になった役員の方（実は私以外全員がそうなんですけどね...)
には日程から逆算して間に合うかどうかの感覚がないみたい。
＃ かくいう私も、１月前に大枠を決めるということを昔やって、
議案書の入稿前に１０日ほど一日３時間睡眠というのをやって懲りたことが
あるからこれは経験してみないとわからないけども。
● 総会は 5/19です。昔は、２週目の週末にやっていたこともあるんだけど
５月は頭に連休があるから、これだと連休中にせっせと集票作業しないと
いけなくなってしまう。これを避けるために5/19。
↓
● 毎回出席票＋議決権行使書は全戸の95%を目標に集めているけど、500枚
近くをこの割合で集めきろうと思うと、未提出者への督促期間に週末を含む
１週間は必須。集計して未提出者”だけ”への投函とかを、週末になる前に
実施するためには、5/10くらいを提出締切日にしないとダメ。
↓
● できるだけ督促する数は減らしたいから、70%程度まで自主的にでてくる
のを待つには”週末２回”を含む10日間程度の回収期間がいるから。
上と合わせて議案書の投函は総会の３週間程度前を目指したい。
ってことは議案書投函は４月末か、5月頭あたり
↓
● うちのマンションの通常総会の議案書は、自治会の議案も乗っかっていて、
特に昨年は100ページを超えていた。50000ページともなると管理事務室で作る
わけにもいかないので、印刷屋に頼むと、連休進行とかで4日ほどかかるから、
4/24 くらいには電子ファイルでPDF/Wordで入稿しないと間に合わない。
↓
● これにぎりぎりで間に合う、次期役員の互選実施日は4/21
ここで、議案の”ほぼ”最終稿を確認して、誤植訂正だけにするために
4/21あたりに理事会が必須
↓
● するとその議案のおおまかな感じ（とくに管理会社が用意する部分）
の素案はその２週間前にはでてないと間に合わないから、
4/7 に、議事録素案を検討する理事会が必要。
（結局荒っぽい議案集の素案は、ひと月半前にそろっていないと、睡眠時間を
削らないと間に合わない）
↓
● うちは理事会は通常月例でしかないから、4/7に向けて作文する議案の
大枠と、議案数・順番は、３月理事会の議決内容となる。
と。。。これ、今期から理事になった人には多分実感もっては伝わらない
と思うのでわざわざ逐一説明はしなかったけれども...
（註）無論、総会で承認された”理事”の互選で理事長ほかがきまりますが、
例えば自治会担当の理事は、同じ総会で”自治会役員”としての選任を
受けないといけないとか、あとは、初回理事会が役割決めだけで終わって
しまうというのを防ぐために、予め全役職を候補者で互選実施して、
このようにしようと候補者ないではまとまっていますという互選結果も
議案書には乗っけています。
さて、管理会社担当者の作文する範囲を非常に明確化して、指示だしの
メールを送っておかないとなぁ。
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