女性経営者の
事務サポート・秘書・SNS運用代行をしています
オンライン秘書あつみです。
領収書の整理のために
クライアントから台紙と領収書を渡され
「月ごとにファイリングしてください」
と頼まれたら、どのように行いますか？
会計事務所にお勤めだった方に
日付順に並べた領収書と台紙用に月の数＋αの用紙を渡しました。
完成したファイリングは
1枚の台紙に2〜3枚ずつ
領収書の裏の全面に糊を貼り
べったり台紙に貼り付け
大きさで用紙に合うように組み合わせ日付はバラバラ。
目の前が真っ暗になりました。
このファイリングの仕方はあとから使いにくいよね？
日付順は最低限必要なことじゃない？
会計帳簿と合わせるとき日付順じゃないと困るよね？
台紙ばっか増えて保管にかさばるよね？
学生時代に会計事務所でバイトしていて
領収書のファイリングも業務の一つだったけど
学生でもわかることが、
なぜ社会人経験があるのにわからない？
わからないなら聞く。
それも大事。
簡単な指示しかしなかったことを大きく反省した
私の中では一番といっていいほど衝撃な事件でした。
秘書業務の中には単純な業務は多々あります。
でも、その単純だと思える業務ひとつひとつの
意味を考えたことはありますか？
例えばSNS運用代行には
地味な業務も多くあります。
たとえば、
私が起業初期によくやってたフォロー代行。
これをただ、1日100フォローと数字だけで見て
何も考えずフォローしていくのと
クライアントさまのターゲットや特徴に合わせて
その先のお客様の幸せを思いながら
100人にフォローするのとでは
そのフォローをした結果は全然違ってきます。
私のフォロー代行は今まで全く集客できなかった方も
ほとんどの方が1ヶ月未満で集客できるようになりとても好評でした。
そして、もしそのSNSでトラブルが起きたら
お客様の評判を落とし
お客様の経営に大きな打撃を与えることもあります。
アカウント凍結とか一番最悪なことも起きないとは限りません。
私のブログやSNSがもしなくなったら
集客に困ってしまいます。
簡単に思っているかもしれない業務が
実は大きな責任を伴っているのです。
資料1枚も見やすい資料を作るかどうかで
お客様やその後工程にいるスタッフなどが使いやすくなったり
講座資料ならそれを受け取る受講生の印象も違ってきたりします。
秘書業務に限ったことではありません。
徹底的な相手目線
社会人として
人として
とても大事なことだと思っています。
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