話やメールは結論から先に伝え、短く具体的に
私はかねてから言います。
「仕事は戦い、職場は戦場、人生は戦いの連続」と。
仕事というのは、真剣にやればやるほど、量が増えていきます。いい加減さがなくなり、徹底的にやろうとするからです。
そうすると仕事の質もあがるのです。
と同時に、周りの人があなたの質の高い仕事を見て、手伝ってもらおうとして、どんどん仕事を頼んできます。ですから、段々忙しくなります。
そんなことで仕事ができる人は忙しくなっていきますから、話やメールはできるだけ手短にしようとします。
逆に仕事をいい加減にやっていると、その姿勢を周りの人から見抜かれ、仕事を頼まれることが徐々に減っていきます。
ですからどんどん暇になっていきます。暇ですから、長電話をしたり、会議・打ち合わせの話やメールでの内容も長くなります。
相手をしている方はいい迷惑です。何を言いたいのかわからないからです。ひどい場合は、同じ話を何度も何度も繰り返します。
忙しいのに相手をさせられる人はたまったものではありません。
業務時間中はエチケットとして、相手の仕事時間をできるだけ奪わないよう、話やメールを手短にしたいものです。
話やメールを手短にするためには、結論から先に伝えることです。そして、その後に誤解を招かないように、具体的なことを、ポイントをついて短く述べます。
話やメールも工夫・努力すれば、やる気が出てくることは、次のチャートを見てもらえば理解頂けるでしょう。
話やメールは結論から先に伝え、短く具体的に述べる
↓
手短にわかりやすく伝わる
↓
相手に感謝・評価される
↓
周りで仕事のできる人としての評判が流れる
↓
どんどん仕事を頼まれる
↓
自信が出てくる
↓
やる気も出てくる
経営コンサルタントとしての経験上、いつも残念に思うのですが、管理職の方々は、意外とこれができていないのです。
従って、管理職という部下を引っ張っていかなければならない立場でありながら、やる気のない人が多いのには、驚かされます。