会社に勤めていると、定期的に書かなければならない報告書がいくつかあります。その代表的な報告書が「業務日報」です。
そもそも業務日報とは、部下の業務活動を忙しい上司に知らせるためのもの。わかりやすく端的にまとめて、報告義務を果たしましょう。
そのうえで、
「何を学んだのか」
「何を反省したのか」
「本来どうするべきだったのか」
こうした点を自分なりに考えて、書くという作業を通して明確化していきます。
一日の業務を列挙しただけの報告書は意味がありません。「この出来事に対して、上司として何か意見はありますか？」と尋ねているのと同じことですから、上司も呆れてコメントする気が失せるでしょう。
では、どんなポイントを押さえて書けばいいのか││。
お客様からクレームを受けたと仮定しましょう。この場合、その事実を書き留めて、対応法を記述するだけでは十分ではありません。クレームが起きた原因を探り、未然に防ぐ改善策をまとめて、具体的な提案をしてみる。
こんなふうに業務日報を「反省」と「次の一手」を考えるために活用しましょう。
これなら報告される側にしてみても読み応えがありますし、会社全体の利益につながりますから高く評価します。
ときには、仕事上のミスを帳消しにするぐらいの抜群のインパクトを与えます。
さらに、「いつ」着手して、「いつまでに」改善すべきか、という日時も決めて手帳にメモしておけば、日常業務に目的意識がもてますから、間違いなく毎日が充実していきますよ。