朝一番にメールをチェックするメリットは二つあります。
・大至急の要件に素早く対応できる
・一日の優先順位を考えるときの判断材料になる
私の場合、毎朝、百から三百ぐらいメールがくるので、これらの要件から外れるときは、あとで読むことにしています。朝のメールチェックに費やす時間は日によって前後しますが、だいたい十分前後ですませるようにしています。時間を区切ることで、ダラダラ読み続けることがなくなります。
まずは、上から順に、至急返信すべきかどうかを判断して、その場でサッと返事を出していきます。とにかく、即座に返信することが大事なので、簡潔かつ端的な言葉で述べるようにしています。
面識のある方で、ある程度の意思疎通がはかれていれば、手短に「わかりました、宜しくお願いします」といった挨拶ですませることも珍しくありません。
私がよく使っている定型の文章のパターンはいくつかあります。簡潔な言葉で返信すれば、相手の時間も奪わずにすむので喜ばれます。
なお、下調べしないと返事ができないメールは、その旨を伝えるメールを出しておき、期日を決めてなるべく早く返信します。よほどのことがない限り、二日以内で返事を出してしまいます。とにかく時間をかけずにすぐ対応、が基本ルールです。