たかだか電話の対応と思うかも知れない。しかし、電話の対応を見れば、その人が仕事ができるか、また将来伸びるかどうかすぐにわかる。
できる人は、電話での話しは短い。大体３０秒で終わる。長くても３分以内だ。
なぜ短くできるのか？ ポイントをついて話すからだ。
結論から先に言い、大事なポイントだけ伝える。そう聞くと、極めて事務的な会話に思えるだろう。ところが違う。ビジネスライクでありながら、心もこもっていて礼儀正しい。聞いていて気持ちいい。電話を切った瞬間、次にいっしょに飲みに行きたくなるくらいだ。
一方、仕事の電話で冗談や世間話ばかりして長話する人もいる。話している相手が忙しいと、イライラするだろう。周りの人もいい迷惑だ。時間に追われながら一生懸命働いているのに、やる気をそがれる。
電話をするのに一番大事なのは、時間ではない。相手の立場を考えて心を込めて対話することだ。心さえこもっていれば、いくら短くても、また仕事の話だけで終わっても、その誠実さは伝わる。
なぜか？ それは言葉づかいでわかるからだ。丁寧かつ謙虚、でも親しみ深い。そんな話し方を学びたいものだ。
困るのは、甘えた声や怒った声で話されること。せっかく、要点だけ間違えないように話し合おうとするのに、余計に気を使わなければならなくなる。
また、一々「え～と」「あの～」「その～」と間が開く話し方をするのも相手にとても失礼だ。忙しい人ほど、テキパキと電話をこなしたいのに、間抜けな話し方をされると、二度と電話したくなくなる。
電話の応対で上手くなる手っ取り早い方法は、上手な人の話し方を盗み真似することだ。そのために、周りの人の電話の会話を誰にも気付かれないようにして、しっかり聞くこと。そうすると、上手い人と下手な人の差がはっきりわかる。
反面教師となって、やってはいけないことまでわかってくる。
代理で電話を受ける場合、相手の名前、社名、連絡先電話番号をしっかりメモする。そして、メモを取りっぱなしにしないで、必ず確認、つまり復唱する。間違えたら、連絡がつかなくなることもあるので、電話をしてくれた方とかかってきた社内の人、両者に迷惑をかける。だから、メモはくれぐれも丁重かつ慎重にすべきだ。