「隙間時間」の有効活用
「なぜなぜ攻撃」をやる中、時間切れで結論が出ない場合、一端中断して、次の移動時間にやるのです。
ポイントは、移動中って、非常に閉塞的ですので、このようにして時間的をフル活用するのです。
移動によっては、使える時間が、三分であったり、五分になったりとかで、最後まで完結しないことも常です。
しかし、完結しなくてもいいのです。できるところまでおけば。あとは中断し次の移動で、その続きをします。
思考の流れがあとで辿れるという無駄がありません。後にパッと見たときに、もう一度最初から考える必要がなくなります。
このように手帳に記しておくことは、ちょっとした空き時間を使って、すぐに作業を続けられるというメリットがあります。私はこの方法で、仕事のほとんどの新しい企画や問題解決を図ってきました。
この「なぜなぜ攻撃」はとても効力を発揮します。
たとえば自分が何かをやっていて、行き詰まったとします。普通多忙なことやじっくり考える時間もないことから、そのままにすることが多いと思います。
ところが、この「なぜ？ なぜ？」と自問自答して掘り下げていくと、だんだんだんだん「どうしたらいいのか」が、見えてくるのです。
ですから、一度始めると、それはそれは問題解決のための大事な作業となっていくのです。慣れると、移動中にちょっとした時間を見つけては、ついつい「なぜ？」と疑問を投げかけ、できない理由を書いているのです。ただ、なかなか結論が出るまで至りませんので、毎回途中で止め、また次の移動時に再スタートさせます。
その時々によって、そのテーマがいろんなことになってきます。おそらくその「なぜ？」っていうのが、新しい仕事に結びつくようなアイディアだったり、あるいは今実際にやっている業務上の問題点であるとかです。
その時々に置かれている状況やテーマ・問題点に応じて、「なぜ？」ということを繰り返し考え続けます。そんな余裕は、通常業務時間内では、ないのではないでしょうか。とても大事な「隙間時間」の有効活用です。
「隙間時間」ではありますが、その活用が大きな違いを生みます。
普段だったらボーっとしていて死んでいる時間を使って、頭の体操をすることになります。
今自分が直面している問題で、なかなかじっくり考えられないようなことを、移動中や、人を待ってる時間などを使って、「なぜできないのか？」ということを、徹底的に追求します。これを習慣化します。
これをすることで、実は「できない理由」を意外に明確にしていないことが判明します。つまり、「なぜできないのか？」をきちっと掘り下げず、単に気をもんでいるだけなので、できないことがほとんどです。
これは当たり前ですね。問題の理由をつきとめないで、悩んでいるだけなのですから。「なぜなぜ攻撃」で何をすればいいかが分かってきますから、あとはすぐに実行すればいいのです。
したがって、それを、メモ帳を使って書きまくります。現実には、手帳をいつも持ち歩いていますので、「隙間時間」ができたら、すぐに出せる手帳を使って「なぜなぜ攻撃」をするのです。
ですから、手帳というのは、ブレーンストーミングの大事なツールなのです。
手帳の二大との機能
既に紹介しましたが、手帳には二大機能があります。
まずスケジュール管理です。これは誰でもやっていることです。
二つ目の機能は、「なぜなぜ攻撃」を使って、ブレーンストーミングをして、アイディアをどんどん書きとめていくことです。
無事「トランスフォーム」、つまりどこかにそのアイディアを移管したり、実行し終えた場合、もう見る必要がなくなります。そうしたら、横線を引くか、Ｉ字を記入することで完結とします。
ＴＯ ＤＯリストの書く位置がポイント
具体的に説明しますと、いわゆる「ＴＯ ＤＯリスト」みたいな使い方をされる場合です。
私がよくやるのが、毎週の朝礼のために、事前に社員に言うことをリストします。私の会社では、毎週月曜日の朝８時から朝礼を行います。
そのときに、社長として伝えるべきこと、指摘・注意することが、毎日の仕事の中でどんどん出てきます。それらを、すぐに手帳に「ＴＯ ＤＯリスト」として簡潔に羅列します。
朝礼に限らず、人に何か言わなきゃいけないことが、ふと浮かんだときに手帳にメモするのが、大変大事です。
ポイントとして、私の場合、それらはアイディアや考えが浮かんだときに、言うのではなく、朝礼などのタイミングを見て言わなければなりません。
ですので、言うべきその日の欄に書いておきます。そうすれば、その日になれば、その日の欄を見れば、言うべきことを書いてありますから、言い忘れがなくなるのです。
つまり、あることを言わなきゃいけない月曜日がこの日だったら、その日のところに書くのです。そうすると、その日になったら、その日の欄を見ればいいのです。
たとえば、つい最近の朝礼の例のケースです。
そこには、こう書いてあります。
● 残業が必要な場合、必ずその日の朝までに書面で、用紙で出して責任者から承認を取る
大事なことは、朝礼があるその日の欄の横に、言わなければならないことを書くのです。特に重要なことは、強調を意味するために赤字で書きます。
携帯メールを活用
私自身が会社にいないのに、早めに社内の人に伝えなければならない場合、その旨を携帯でメールを打ち、秘書に送ります。「誰々君に、Ａをやるように伝えて下さい」なんて風に、です。
私からの携帯メールをパソコン上で受けた秘書は、すぐさま、指示すべきその人に私のメッセージを伝えてくれます。
楽なのは、一人の人（この場合、秘書）に携帯からメールさえ送っておけば、いちいち一人ひとりに電話やメールしなくてもいいのです。
電車に乗っていれば、携帯電話繋がらないことあります、そうすると、駅に着いたあたりで、指示を携帯メールで送るのです。
それができない、たとえば朝礼の場合があります。そんなときは、特定の日の特定の時間にならないと、伝える意味がないので、手帳に書いておいて、そのときまで待ちます。
手帳と携帯メールを使い分ける
なんでもかんでも、やらなければならないこと、伝えなければならないことを手帳に書くのではないのです。
そんなことをしたら、手帳の良さを殺してしまいます。その時々で、フィルターにかけ、そのときすぐにやらなければならないことはすぐにその場で、携帯電話というコミュニケーション・ツールを使って、その場ですぐに連絡・通知してしまいます。
メモに書くことは必要最低限なのです。必ず残しておかなければならないことに限るのです。
手帳に書くことというのは、その場ですぐできることではないのです。ある程度期間が必要な場合がほとんどです。すぐやるべきことは、全部携帯メールで連絡・通知してしまいます。
これはとても効果的な手帳術であると同時に仕事術です。私の知っている人で、これをやっている人は、例外なく皆仕事が正確で速い人です。
書く前にフィルターをかける
また、手帳術の一つですが、なんでも書くのではなく、書く前にある程度、書こうとする情報をフィルターにかけて、必要なことだけを手帳に書くのです。これを一瞬のうちに判断しなければなりません。最初はなかなかできませんが、訓練すればできるようになります。
長期間残さなければならない情報は手帳に書く
携帯電話の場合は、すぐに処理するのに有効です。しかし、長期間残さなければならないものは、手帳に書いて下さい。
長期間残しておかなければならない情報の場合、携帯電話の中に残していると、情報が段々溜まっていきますから、すぐに見れなくなります。これはとても不便です。
場合によっては、どこに残したか、忘れてしまいます。
一方、手帳の場合は、時系列（思いついた順）で書いていけば、一瞬にしてパッと開いて見れますので、すぐに必要な情報を見つけることができます。携帯では、それは無理です。
だから、手帳の場合は長期的なことに有効で、携帯の場合には短期、往々にしてすぐにやることに有効なのです。ここに手帳と携帯電話の機能の差別化が明確にできているのです。
手帳と携帯電話の達人に
そうすると、今までみたいに「手帳のみで情報を管理・処理する」というのは、非常に非効率となります。
最近スケジュールの管理を携帯電話の機能を使ってされている方が多くなりました。が、それは実はとても不便なのです。
時間があるときには間違いなく携帯電話の中にあるスケジュール表を見ることができます。しかし、たとえば、移動中に電話が掛かってきて、一瞬でスケジュールの確認・管理をしなければならないときがあります。そんな時は、まずスケジュールの確認・管理はとても難しいのです。場合によっては、焦ってしまってなかなか見つからないため、大変なストレスになります。
まあ、手帳は手帳の良さがあり、携帯には携帯の、管理上の良さがあるのです。従って、手帳術の観点から見れば、両方のいいところを上手く組み合わせて利用していけばいいのです。