今日は話題をゴロっと変えて、私のなりの手帳の使い方をご紹介します。
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手帳は使いやすい単純なものが一番
今世の中に出回っている手帳のほとんどは、とても細かくて使いづらいものばかりです。私は、かねてから手帳は単純にすべきだと思っておりました。
残念ながら、書店や文房具屋さんで売られている手帳も、細かく複雑なものです。それもそのはずです。考案者の特定の都合で作っていますから。
ですから、真面目な方々は、「来年こそは頑張って手帳を最大限に有効活用するぞ！」と再決意されて、新しい市販の手帳を買われるわけですが、複雑過ぎて使い勝手が悪いため、スケジュールを入れることに使うことでやっとです。すぐにフル活用することを諦めざるを得なくなるのです。
結局スケジュール管理とメモ帳としか活用されないのです。
私は、それでいいと思っています。自然なので。何も無理してカッコつけて使かわなくてもいいではありませんか！
手帳はスケジュールを入れるところ以外、メモ帳として使ったらいいのです。
手帳は様々な細かいスペースがあり、区切られています。色々な目的で書く欄を設けています。が、使い勝手が悪ければ、また書くことがなければ、そんな欄なんて無視して単純にメモ帳として使えばいいのです。
時系列で書く
書き方も単純なのです。時系列で書いていくのです。要するに思い浮かんだ順で書きます。
アイディアが浮かんだら書く。そして、「トランスフォーム」（私が勝手に名付けている書いたものを移し変える作業）をします。要するに、書いたことを実行する。また、パソコンや原稿用紙に情報を移し変えたら、横線を引きます。もし、何行もある場合、Ｉ字型の文字を記して、「処理済」の印とします。
ということは、横線やＩ字型文字が入っていないのは、まだ処理されていないということになります。ですから、速やかに処理するよう、絶えず手帳を開けては確認しています。
強調しておきたいのは、手帳はあまり難しく使うべきではないということです。長続きしませんから。
手帳の大事な使命の一つは、とっさにパッと殴り書きができることです。単純ですよね。でも、何事も単純明快が最も効率的で続け易いのです。
手帳の二大機能――メモとスケジュール管理
手帳には二つの機能があります。
まず、メモをして処理したら消していくこと。つまり課題確認機能です。これは、ワタミの渡邉美樹社長も実践されています。
もう一つの手帳の機能は、スケジュール管理です。
そこで凄く大事なポイントがあります。スケジュールは、全部鉛筆で記入すべきということです。
なぜなら、忙しい人ほど、頻繁にスケジュールが変更になるからです。ボールベンや万年筆で記入したら、消せなくなります。その上から、書いたらもう読めないくらい汚くなったり、わからなくなります。
総理大臣のように、よほど多忙でない限り、通常一時間や短くても３０分刻みで予定が入れていくでしょう。ですから、一般に売られている手帳も、一時間か３０分単位で予定が入れられるようになっています。
どんどん予定をシャープペンシルで記入していき、変更になる度に、シャープペンシルに付いている消しゴムで消し、修正・追加していきます。
ちなみに私の場合、昔から秘書泣かせで、予定が呆れるぐらい頻繁に変わります。もうボールペンや万年筆で書いていたら、とんでもないことになります。私ですら丁寧に書いても読めなくなります。
私独自の手帳術を開発するまでは、ダブルブッキングをしたり、何度も変更して読めなくなって、誰と何処でお会いするのかわからなくなって大変でした。関係者に本当にご迷惑をかけてしまいました。
ですから、繰り返しますが、予定は消せるシャープペンシルか鉛筆以外で書いてはならないのです。
ところで、手帳ではスケジュール記入以外で大事なことがあります。既に紹介しましたが、メモ機能のことですが。
メモはスケジュールと違って、消す必要がありません。却って消えてもらっては困ります。
ですから、今度はボールペンなどの消えないもので書かなければなりません。
更にお勧めしたいことがあります。特別に大事なことは、必ず「赤」で書くべきです。それによって、目立ち重要であることがわかりますから、すぐにやるなり、見返す度に最優先項目として認識をし、行動を起こそうとします。
終ったら処理済のマークを
もう一つ大事なポイントがあります。書いたことを、そのままにしておくと、処理したのか、まだしていないのかわかりません。もう二度と見る必要がなくなったときに、一行なら横線を引き、何行もあれば、Ｔ字型マークをつけます。
それによって、処理済かどうかが一目瞭然です。
ちなみに、文章が何行もまたがっている場合、（米国のプロフェッショナル・ファームでは皆がやっている当たり前のことですが）、既に紹介したＩ字型マークを記し、処理済を示します。左記がアメリカにおける「もう処理したよ」というマークです。
これは、プロフェッショナル・ファームであれば、よく使っている処理済みの印です。日本では、それ以外の会社で書いている人をまだ見たことはありませんが。
米国では頻繁ですから、日本でもどこかの会社、また組織、特にプロフェッショナル・ファームである弁護士事務所や会計士事務所や経営コンサルティング会社などで、通常似たような印が使われていると思います。
無駄・無意味なことはしない
よく経営者で、手帳やメモ帳に書いてあることを処理したら、一個ずつ線を引いて真っ黒になるまで塗り潰す人がいます。それも、徹底的に塗り潰してしまうのです。
そんなことをしても意味があせん。却って、「時間と労力の無駄」です。「なんで、あんなに一所懸命塗り潰す必要があるのかなあ」って不思議に思います。
おそらく、「やったー 処理が終わったぞ！」という、自己満足ではないかと思われます。
性格の問題といいますか、徹底的に塗りつぶして、文字が見えなくなるくらいやらなければ、気がすまないタイプもいますから、するなとはいいませんが……
日々のスケジュール欄以外全部無視して書く
私は、手帳にスケジュールを記入する以外のことをする時、つまりメモをする時は、他の欄を無視しています。
真面目な人や几帳面な人ほど、細かくかつ複雑にできている様々な欄に、ルールに乗っ取って書こうとします。
そんなことをしていたら、下手に書けないので、体裁を気にし遠慮して何も記入できなくなってしまいます。
一年終わった時に、ひどい人は書けるはずの欄の十分の一、頑張ってルールに乗っ取って書きまくった人でも、欄に文字が半分も埋まっていません。
市販の手帳は、最初に「一月・二月・三月……計画表」があります。要するに手帳のスケジュール表とは別のものが、結構頭にきています。中には手帳のお尻に付いていたりするものもありますが、要するに、そういうものを無視するということなのです。
欄とか線とかにまったくとらわれないで、いわゆる「ＴＯ ＤＯ リスト」のようななかたちで遠慮なく使うということです。
実際に手帳で一番必要なことは、日々のスケジュールと年間のスケジュール表です。しかし、私の場合、年間のスケジュール表も、日々のスケジュール欄で記入しますから、年間のスケジュール表の欄は使いません。
また、一ヵ月ごとの、たとえば四月なら四月、五月なら五月だけのスケジュール表もありますが、皆さん使っていますか？ あまり使うことはないと思います。私は周りで使っている人を知りません。
昔、使っていた人がいましたが、日々のと月間のとのダブルで付けていて、とても大変そうでした。
よくよく注意して書いていかないと、「日々の欄には入っていて、月間の表には入ってない」ということが起こります。余計に効率が悪くなります。
とにかくスケジュールは、一ヵ所に集約して書いて管理するということです。そうすれば、ダブルブッキングや、日程の入れ忘れがなくなることでしょう。