頭を使う作業の一つに文章を書くことが挙げられます。
しかし、単なる頭を使う作業と違います。自分なりにしっかり考え、読んでもらう人にわかってもらえるように書く工夫と、独自の創造力と文章力が必要になります。
当社では、社員に業務日報を遅くとも次の日の午前中に出すよう義務付けています。なぜ、「次の日一杯まで」ではなく、「次の日の午前中まで」か、と言いますと、同じ論理なのです。
業務を行った日の夕方や夜に、疲れきった頭や体で、文章を書かせてもいいアイディアや内容の濃いことなどまず考えられません。創造力を出して工夫して書きなさいと指示しても、体力的精神的にはついてこず、無理な要求で不効率なのです。
であれば、その日はさっさと帰社して気分転換をするなり、休んでもらい、翌日リフレッシュできた状態で、文章を考えてもらった方が、書く側にとっても読む側にとっても、効率がいいのです。
また、毎朝文章を書く時間帯を決め、書くことをノルマにすると良いのです。
目標を達成できる人として最も必要な能力の一つであるコミュニケーション能力を向上させるために、毎朝文章を書くことを続けていけは、大きな効果があがります。書く能力が高まるということは、話す能力も高まるからです。
書くこと、つまりアウトプットするためには、まず、インプットしなければ、いい内容のものができません。
従って、職場で高い問題意識を持ち、よく観察する。そして、しっかり学び論理的に考えなければなりません。
ですから、コミュニケーション能力のアップのため、短時間でもいいので、毎朝時間を決めて、書く練習をしましょう。
業務日報でも、提案書でも、企画書でもいいのです。ダラダラ書くのではなく、忙しい読み手に、その端的さと明確さで感心させるぐらいの文章が書けるよう、毎朝訓練しましょう！それを続けていたら自然にあなたは、できる人としての評価を得ているでしょう。
文章を書くときに注意する大事なことがあります。
誰が何のために読むのかを考えて書いて下さい。つまり、書く側であることを忘れて、読む側の立場になって、どんなものを読みたいのかを考えながら書くのです。
そうすると、ダラダラ書くことも、明確でない文章や論理性のない内容も自然となくなるものです。いい文章というものは、一にも二にもわかりやすく具体的かつ端的なものなのです。