受信している大事なＥメールは、朝、特にまだ忙しくない早朝のうちに返しておくべきです。
理由は簡単なのです。
おそらく、皆さん経験しているはずです。返せる内に返しておかないと、段々緊急案件で忙しくなって、とてもすべてのＥメールを返せる時間はなくなるのです。
と言うのも、Ｅメールというものは、時が経てば経つほどどんどん送られてきます。早朝のうちに返しておかないと、その日の営業時間のうちに返せる可能性は段々なくなっていきます。
私も毎日重要なＥメールが２００通近く送られてきます。朝出社してメールを開いた瞬間、溜息が出るほど多くの重要なＥメールが届いています。読むのも必死ですが、返信するのも大事で、戦いのようなものです。
Ｅメールは受信を確認し読んだ時点で、簡単でもいいのでポイントをついて返事を書いて送っておくべきでしょう。そうしないと、その日の夕方まで、まず返せなくなってしまうのです。
もし、相手が早い返信を期待している場合、内容のあるなしよりもとにかく早く返すことの方がより大事であることが多いのです。
ちなみに、Ｅメールで連絡があった場合、相手はあなたからのより早い返信を待っていることを自覚すべきでしょう。
Ｅメールでは、余計なことを書く必要はまったくないのです。ポイントだけでいいので返信するスピードが最も大事です。
スピーディーに要領を得た返信を書くことは、訓練が必要です。
普段から一つひとつのＥメールに対して、そのように迅速な対応ができるように、努力したいものです。
そのためにも、受信メールのボックスは溜めないで、どんどん返信して消しておくべきです。溜めておくと返信しなければならないプレッシャーから、精神衛生上よくないのです。