今回は、「その動きは本当に必要なのか」についてのお話です。
例えば、報告書を作るときです。
報告書をつくるときの主たる作業は、報告書の作成(例えば、PCへの打ち込み、プリントアウト)などです。
また、付随作業としては、資料を探しだしてくる作業や、資料のプリントアウトなどです。
そこでひとつの思考です。
「いかに、付随作業をなくすことができるか」
報告書を作ることはあらかじめわかっていることです。
そのため、次のような段取りが効果的です。
・資料は、最初に手にしたときに、同時に報告書用として活用できるように工夫しておく。
・すぐに使う資料は、奥深く保存しない。
・また、議事録のような報告書であれば、思い切って議事録ドリブン形式(議事録作成を進めながら会議を進める方法)をとる。
などです。
人間は、作業をしているとどうしても何かをやったような錯覚を得てしまいます。
この事例での目的は、報告書をまとめることであり、報告書を作成するためのバックデータの取りまとめではありません。
■主たる作業を行う時間の割合をいかに多くするか。
これがポイントとなります。
Doing More With Less
仕事は効率的にこなし、自由な時間をたくさん手に入れましょう。
おまけ動画。
嵐のメンバーがでている一番搾りのCMです。
15秒版と30秒版の比較です。
暇つぶしにどうぞ。
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