昨日、わが社では社長や重役を含めた原価企画会議が行われた。
そこへ私も昨日から参加することになった。
会議が始まり・・・いきなり資料の説明？？
この会議の目的は何なのか？？
資料の説明で資料に不備があり、そこを社長に突っ込まれて・・・答えの出せる人間がいない。
各課の課長をはじめとした20人近くの人間がいたのだが、誰も答えない・・・
この会議は何なのか？？
最後は各部で統一した数字を基にした資料を作成し直しましょう・・・と言った結論に・・・
この会議の目的は資料を作ることなのか？
違うはずだ。
わが社の会議はいつもそうだ。目的が何なのかはっきりしない。
話が色々なところへ飛ぶ・・・そのため時間が長い。
そして決め事も誰がいつまでにやるのか決めないで、なぁなぁのまま終わる。
だから次の会議も同じようなことの繰り返しで話が全然前に進まない。
これではダメだ。
先ず、会議では何が目的でこの会議を開くのかを明確にする必要がある。
議論のズレを修正していくファシリテータの役を立てる。
決まったアクション等は担当者、責任部署、期限を決めて実際の行動に移せるようにする。
これをするだけでも会議の進みは全然違ってくると思う。
会議が長いだけで意味がないなぁと感じている人は、目的をはっきりさせ、会議参加者全員で
その目的を共有してみてはどうだろうか。
まぁわが社の場合、資料を作る目的からはっきりさせていかないとならないが・・・
資料がいつも社長の求めているものと違っている・・・
目的を共有できないものか？？