提案書や、プレゼン資料を作っても、

「全然ダメ」「よくわからん」

と突き返されることはありませんか？

なぜダメか教えてもらえればいいですが、

なぜダメなのか教えてもらえずに、

途方にくれた経験はありませんか？

資料のOKがなかなか出ないと、

どんどん他の仕事ができずに、

苦しくなっていきます。

そのせいで残業したり、

ミスして怒られたりして

とにかくストレスが溜まります。

同僚が帰宅するのを横目に、

カチャカチャ深夜まで作業を続けるのは

つらいですよね。

結局やっつけになってしまい、

成果につながらない、

なんてことにもなりかねません。

一発でOKがもらえるような、

資料を作るにはどうしたらいいのでしょうか。

その具体的ステップをあなたに紹介します。

そもそもダメな資料とは？

さて、その前に、そもそも、

「ダメな資料」とは、どんな資料でしょうか。

ダメな資料の特徴に当てはまらないように

資料作成に気をつけるだけで、

ずっと質の高い資料になります。

ダメな資料のポイントを3つあげます。

１　ストーリーがない・破綻している

２　ごちゃごちゃして読みにくい

３　結局何がいいたいのか不明

１　ストーリーがない・破綻している

あなた（作成側）と読み手は、

持っている知識や前提に大きな差があります。

あなたが、何かを主張したくとも、

適切な順序で話を組み立てていかないと、

相手は理解できません。

結果、ひとりよがりな資料になります。

そうならないためには、

資料（主張）に筋道のしっかりした

ストーリーがなければいけません。

２　ごちゃごちゃして読みにくい

資料にすごいアイディアが書いてあったとしても、

相手に伝わらなかったら意味がありません。

また、読み手をイライラさせるような資料を作れば、

そのイライラはあなた自身に向かうことになります。

読みにくい資料、わかりにくい資料を作ることは、

職場にもあなたにも害をもたらす行為です。

３　結局何が言いたいか不明

あなたの作った資料には、

明確な結論、提案があるでしょうか？

「で、結局なに？」

と言われるような資料を作れば、

あなたの費やした時間は無駄に等しいです。

また、あなたの評価を下げることにもなります。

では、どうしたらいいか？

ことは簡単で、これらの逆をやればいいのです。

・ストーリーがあり、

・スッキリ簡潔に

・結論（提案）が書いてある

資料を作ればいいのです。

では、このような資料をどのように

作りあげていけばいいのでしょうか？

それは、次のような手順で資料を作ることです。

～～～～～～～～～～～

１　結論（提案）を考える

まずは、その資料で

言いたい結論（提案）は何であるか

を考えます。

ここがはっきりしていないとぶれます。

２　データや事実を書き出す

あなたが持っているか、使える

データや事実を書き出していきます。

これが、結論の裏付けとなる要素です。

論理的にあなたの結論（提案）を

補強してくれます。

３　使うデータや事実を選ぶ

２で書き出したデータや事実は、

不要なもや、不都合なものも

含まれている場合が多いです。

そこで、

書き出したデータや事実を取捨選択します。

取捨選択は、

「これは結論（提案）の裏付けとなるか？」

という基準で行います。

これによって、

不要なデータや事実を省くことができるので、

結論（提案）が伝わりやすくなります。

４　選んだデータや事実を並び替える

結論（提案）を導く適切なストーリーになるように、

選んだデータや事実を並び替えます。

提案資料の場合のおすすめの

並び替え方をあなたに伝えておきます。

①導入：何についての話か？

②前提：なぜこの提案をするか？

③ベネフィット：提案が実現した際に相手が得られるメリットは何か？

④根拠：提案の根拠は何か？

⑤具体的工程：どうやって提案を実現するか？

⑥コールトゥアクション（呼びかけ）：この提案を受け入れてください

提案資料については、

この構成が相手に伝わりやすいです。

例えば、

「事務所が暑いので設定温度を下げてほしい」

という主張をするのであれば

次のようになります。

①結論：エアコンの設定温度についての相談

②前提：現在の設定温度は28度、一見涼しいようだが疲労感を訴える社員が多く、熱中症になった社員もいる

③ベネフィット：室内が涼しくなれば、作業効率が上がり、会社の生産性が上がる

④根拠：28度では25度の時と比較して15%生産性が落ちるというデータがある

⑤具体的工程：私が大元のコントロールを操作して設定温度を下げます（この場合はあまり書くことありませんでしたね笑）

⑥コールトゥアクション（呼びかけ）：７～９月は25度にしてください

これでなんとなくわかりましたでしょうか。

議事録などの資料については、

多少違うのですが、

提案や相談を行う資料については、

このような構成が便利です。

５　資料を作成する

ここでやっと資料作成に取り掛かります。

注意点としては、

一文一義（一枚一義）です。

一つの文章や、文のまとまりでは、

言いたいことは一つに絞ってください。

パワポの場合は、一つのスライドにつき、

言いたいことは一つに絞ってください。

これが守られていないと、

混乱します。

このルールに沿って、

資料を作成してください。

デザインを凝るのは、

最後です。

～～～～～～～～～～～

資料作成に失敗するのは、

前準備段階をすっ飛ばして

いきなり作業に取り掛かるからです。

これまでの前準備がちゃんとできていれば、

あなたの資料の品質が上がりますし、

スピードもあがります。

いいことしかありません。

資料作成は、準備が９割です。

あなたがうまく資料作成できずに

悩んでいるならば、

今回のテクニックを使ってください。

人を動かす提案資料を作れるようになる５ステップの資料作成術