4月3日、4日に行われる合同入社式＆新入社員研修、ただいま申込受付中です。
並行して、お申し込みいただいた会員企業さんに諸連絡を記した書類を送信すると同時に、出席される新入社員さんの名前の登録ミスがないか、確認をお願いしています。
ところでこの行事、申込は「申込用紙に記入して提出してもらう」ことが基本です。それを事務局で、データベースに入力する …… と、これまで何年間も、何の疑いもなくずっと続けてきました。ですが、年々、難しい漢字や一般的な読み方とは違う漢字を多用した、いわゆるキラキラネームの方が増えてきたんですね。さらに、外国名の方も出席されるようになってきた。そのため、入力に時間がかかり、かつミスも起こりやすいんです。
それだけではなく、現在、担当者の方とはメールでのやり取り中心になりましたが、なにせ申込用紙が手書きですから、アドレスも手入力することになり、やっぱりミスが出がち。
「これって、参加企業さんに直接入力してもらえるようなシステムにしたら」
昨日、これまで一度もこの行事の主担当をしたことがない事務局員がふと言った言葉に、ハッとしました。
そうですよねえ。そうすれば、入力ミスは激減するはず。そもそも今やそういう申込方法が当たり前になってきているじゃないですか。
言われてみれば当たり前のことなんですが、当事者はどうしても視野が狭くなってしまって意外と気がつかないんですよね。
そういうこと、実はいっぱいあると思います。
もちろん、いくら説明しても、当事者しかわからないこともいっぱいあります。
いずれにしても、「漫然と仕事をしない」「気がついたことは改善にチャレンジしてみる」 ―― これが大事です。
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