プロジェクトの予算はプロジェクトの目的を決定し要件を絞り、ベンダーから見積もりを受領してから初めて正確な費用が分かります。

プロジェクトの企画フェーズで予算は決めておく必要はあります。

経営に対してプロジェクトにいくらまでなら予算をかけることが可能か、予算感をヒヤリングしておきましょう。

ベンダー選定のフェーズで決定がスムーズになりますし、将来的に費用が超過したさ際にどこまでだったら予算を増やしてよいかの目安を持つことが可能になります。
ブロジェクトの目的を決める事で、スケジュール・予算・要員の制約内で何を優先とするかを明確にできます。

■目的は以下を満たす必要があります
・誰にでも分かる様に明確である事
・本音であること
・強い思いであるこおと
・前向きであること

■目的はブロジェクトの要望を持つ人から吸い上げます

(例)
○経営からのニーズ
受注から出荷迄の期間を短縮したい


○システム部門の要望
システムの保守切れ

○ユーザーからの要望
商品の売り上げ分析を翌営業日には確認したい

■目的を吸い出したら次に目的の絞込みを行います
経営からトップダウンで実現したいことが明確になっている場合は、それをプロジェクトの最大の目的目的とすればOKなので、目的の決定は楽になります(実現可能は別問題ですが・・)

困るケースとしてはシステムの保守切れでシステムをリプレイスしなくては行けないケースです。
ブロジェクトの立ち上げフェーズは以下を決定し、プロジェクト企画書を作成します。

プロジェクトの目的
予算
スケジュール
ブロジェクト体制