こんにちは。
11月もすでに中旬に差し掛かり、年賀状や年末年始なんて年の瀬を意識する言葉も増えてきました。
さて、今日は物事の優先順位の決め方について書いていこうと思います。
仕事、プライベート問わず日々様々な「仕事」が存在していると思います。そんなやるべきことをこなしていく中で、重要になるのが優先順位をつけていくことではないでしょうか。
とはいえ、優先順位が大事なことはわかっていてもなかなか取り組めていないという人も多いと思います。そういう人は、実は心の奥底では「優先順位をつけたくない」とい無意識に思っている可能性があります。
そんな人はまず、自分が優先順位をつけることに対してどう思っているのか見つめなおすことが大切です。「自分が無意識に拒否していることとは、どう向き合えばいいのか」については、またの機会にご紹介させてください。
そんな優先順位についてですが、エンジニアのような納期のある仕事に就いている人にとっては当たり前のことだと思います。すでに優先順位を決めて仕事に取り組んでいる人も多いのではないでしょうか。
皆さんは、何を基準に優先順位をつけていますか？もし、大事な仕事を優先的にこなすようにしたり、急ぎでやらなければならない仕事を優先しているというのであれば、まだ不十分かもしれません。
では一体何を基準に優先順位を決めていけばいいのでしょうか。
そこでぜひ活用してほしいのが、「重要度と緊急度のマトリクス」です。
「重要度と緊急度のマトリクス」の優先順位判断基準は、以下の図のように重要度と緊急性です。
仕事が１～４のどの区分に該当するのか考えていく方法ですが、すでに優先順位を組めている人にとって大事な区分は「重要ではない」に該当する3と4です。
重要ではない仕事は、はたしてあなたがやる必要がある仕事でしょうか？
エンジニアを例にとってみましょう。クライアントから急ぎ修正してほしい旨の連絡がありました。急ぎということは緊急の要件に該当しそうです。
ですが、該当箇所は複数人が携わっており、その人たちならだれでも対応できそうです。そうなると、絶対に私が対応しなければならないような重要な仕事でしょうか？
きっとそんなことはないと思います。極論ですが、重要ではない仕事＝ほかの人に任せてもいい仕事ともいうことができます。
もし緊急度だけを基準に優先順位をつけていたとしたら、ほかの人でもできる仕事を無理にこなすことになり、結果作業全体が遅れることにもつながりかねません。
もちろん、自分に余裕があれば自分で処理をすることも問題ではありませんが、重要ではない仕事が入ってきた場合には周りの人に投げることも考慮するようにしましょう。
重要ではない仕事が減れば、自分は重要な仕事に集中して取り組むことができるようになりますね。
今日の本題と少しズレますが、実は2の重要×緊急ではないに該当する仕事も意識する必要があります。重要で緊急ではない仕事には「自分の将来に資すること」などがあります。将必要な資格のための勉強などですね。目先のことではないためついつい先送りしがちですが、そうすると気づいたときには1の「重要×緊急」に変化していることもあるため、しっかりと計画を立てて対応に当たることが大事です。
重要で緊急な仕事を真っ先に行わなくてはならないことは誰もがわかっています。大事なのは重要なのか重要ではないのかを見極め、必要に応じてほかの人とも連携しながら仕事に取り組むことです。
一人で抱えられる仕事には限りがあります。「重要×緊急」は即自分でこなす、「重要ではない
×緊急」は人に振れるなら人に振るなど、今自分がやるべき仕事をこなせるように工夫することが大事です。
「重要度と緊急度のマトリクス」は重要度と緊急度2本の軸で優先順位分けできるため、より効果的に仕事の振り分けができるようになるのではないでしょうか。
これまで優先順位をつけていた人も、これを機に基準を見直してみてはいかがでしょうか。