時間通りの研修を終えるためにいくつかの方法を示しておきたい。
なれていない講師は、研修終了時間の１５分くらい前に終えるという感覚を持っていてもよい。１５分早く終わっても、参加者と振り返りをすれば、１５分くらいあっという間である。それに、多少早く終わってもそんなに文句は出ない。
時間をオーバーするよりましである。
時間通り研修を終了させるには、研修の中で、時間調整やバッファを盛り込んだデザインが必要であり、また研修の中で臨機応変に時間調整をして行くことが重要である。
１つ目は、発表時間や発表人数を調整することである。
５分で発表させるところを時間がなければ、３分にする。
全員発表させるところを数名に限定して発表させる。
発表に対する質疑応答やコメントを短くする。
タイマーを使って、発表時間を区切っていくのもひとつの方法だろう。特に、プレゼンやスピーチの研修では、時間内に話をまとめるのは重要なトレーニングである。
ただ、タイマーを使うとあわただしくなり、時間を気にしすぎてきちんと発表できない受講者もいるので、じっくりと話を共有したいときには、あまりお勧めできない。
要注意なのは、発表時間は一番に発表した受講生に引きずられるということだ。最初の受講生が５分しゃべるとそれがスタンダードになってしまう。
また、受講生が発表を終えた後にオブザーブしていた関係者からのコメントが長引く場合も要注意である。特に社長や役員など、職位が高い方のコメントはあからさまに時間を切ることは難しい。
２つ目は、ディスカッションやシート記入の時間を調整することである。
ディスカッションに関しては人数が多いとまとまらないので、グループ人数を３人などに減らすと早くまとまる。
また、シート記入時間を３０分のところを２５分に短縮することができる。
ただし、シートの記入は個人差が大きく、記入後に休憩時間を盛り込んでおくか、宿題にしてしまうといった対応がないと全員が記入を終えることは難しい。書けてない人は、その場に残って記入してもらうか、研修後２日以内に提出など、指示を出す必要がある。
３つめに最後のまとめの講義の時間を３分・５分・１０分・１５分と複数のパターンを持っておくと、より完璧な着地ができるだろう。