こんにちは。
Functionのなおです。
先日、会社の同じチーム内で、ミスがありました。
一言で言うと、単純な思い込みによる書き間違いです。
そういった単純なミスを防ぐために、ダブルチェックの仕組みも設けています。
それでも、誤ったまま進んでしまいました。
（依頼者）依頼する
↓
（担当者A）依頼内容を確認する
↓
（担当者A）資料を作成する
↓
（担当者B）完成した資料と依頼内容に齟齬がないかチェックする
↓
（担当者A）依頼者へ完成した資料を渡す
↓
（依頼者）完成した資料と依頼内容に齟齬がないかチェックする
実際に作業をする担当者A以外に、
担当者Bと依頼者自身が内容の確認をしています。
一見、間違いを防ぐしくみになっているように見えます。
しかし、それでも、間違いに気付きませんでした。
大丈夫だろうという思い込みがあったのだと思います。
なぜ、そんなことになってしまうのか。
もう少し追記してみます。
（依頼者）依頼する…メール本文につらつらと記載
↓
（担当者A）依頼内容を確認する…メールを目視確認
↓
（担当者A）資料を作成する
↓
（担当者B）完成した資料と依頼内容に齟齬がないかチェックする…メールを目視確認
↓
（担当者A）依頼者へ完成した資料を渡す
↓
（依頼者）完成した資料と依頼内容に齟齬がないかチェックする
なんとなくおわかりでしょうか。
根本的な問題は、依頼内容がメール本文につらつらと書いてあったことにあります。
これでは、依頼内容が明確にならず、チェック時にも何をチェックするのかあいまいです。
依頼内容を明確にするためには、
・あらかじめ依頼に必要な項目を明らかにしておく
・項目を網羅した依頼票をつくるなどして、記載漏れがないか確認できるようにする
・ダブルチェック時は依頼票を元にし、チェック項目を明確にする
といったような工夫が、依頼を受ける段階で必要でした。
ミスをする確率は、ミスが起きた作業の時点で決まるだけではありません。
もっと前の段階でできることがあります。