004. ずる賢くPCを使う①

私は仕事柄パソコンを多用します。

1日100件以上の送受信は基本となっており、その処理スピードが非常に重要になっています。

2分かかる作業を1分に短縮すると50%の隙間時間を作ることが出来ます。
隙間時間を他の仕事に回すことが出来たなら、間違いなく効率はUPし、複利式に成果は上がることに間違いはありません。

マニュアル通りにPCを使いこなすことは、めんどくさいことを避けるために必須です。
特にエクセルを使いこなすことで、仕事の作業性は爆発的に伸びると思います。

しかし、マニュアル以外に何かずる賢い方法でも、
効率UPのためになることは無いかと考えました。

そこでめんどくさがりの皆さん、とにかく楽したい皆さんに試して頂きたい方法をご紹介します。

あなたは1日のメールで、
自分の社名、
住所、
電話番号、
メールアドレス、
部署の名前、
「いつもお世話になります。」という最初の言葉、
「今後とも宜しくお願い致します。」という締め言葉、

を何度書いていらっしゃいますか？

もちろんマニュアル通り、メールの最後に名前や社名を纏めて
「署名機能」を駆使していらっしゃる方は多いと思います。

ただし、署名機能は本文中への応用に非常に弱い。


本文中でどうしても携帯電話番号を書きたいとき、
あなたは　090-XXXX-XXXX　と14回キーボードを叩いていませんか？

どうしても住所を書きたいとき、
例えば東京都～から始めて、少なくとも30回以上キーボードを叩いていませんか？

「いつもお世話になります。」と書くときに、
25回程度キーボードを叩いていませんか？

メールの送信回数 x キーボードを叩く数 = ちりも積もって莫大な時間

に、実はなっています。

そこで、言語バーにある「単語/用例の登録」機能を使ってみて下さい。

例えばあなたの会社の名前が、「あいうえ本舗株式会社」だとしましょう。
①まず、言語バーの中の「ツール」→「単語/用例の登録」をクリック
②「読み」のところに「あ」を入力
③「語句」のところに「あいうえ本舗株式会社」を入力
④最後に登録

これで準備完了です。

その次のメールから驚くほどスピードUPします。

「あ」を入力し、変換を押すだけで「あいうえ本舗株式会社」が出てきます。

毎回AIUEHONPOKABUSHIKIGAISYAと打っていたものが、
たった2度キーボードを叩くだけでOKなのです。

ものすごくずる賢いですが、ショートカット出来ます。時間を生み出せます。

私は、
「0」と入力し変換を押すと、携帯電話番号(090-XXXX-XXXX)が、
「い」と入力し変換を押すと「いつもお世話になっております。」が、
「こ」と入力し変換を押すと「今後ともお世話になります。」が、
一瞬にして出てくるようになっています。

一度自分の送信メールを見直してみて下さい。
何度も使っているセンテンスがあるはずです。
そのセンテンスの頭文字を用いて、用例登録をしてみて下さい。

最初は変な感じですが、慣れてしまえば、ものすごく時間短縮が出来る。

まじめに、10秒短縮しただけで、100回で1000秒、17分も時間を生み出せます。
17分もあれば、軽い小休憩ぐらい出来るでしょう。

めんどくさいことを無くすために徹底的に対策を考えると、
雪だるま式に時間が出てきます。

その時間を使ってまた次のことを考えたり、仕事にあてることが出来ます。
まさに複利の考えです。

楽したい人、一度自分のメールのくせを見つけて下さい。
そのセンテンスをじゃんじゃん登録しちゃいましょう。

そして空いた時間を、有意義に使いましょう。
マニュアルに無いずる賢さは、ストレスフリーへのヒントになり得ると私は思います。

ただし、日本人たるもの、漢字は忘れないようにしたいものです。