第16回通常総会開催のご案内

令和6年6月21日

 

ザ・フォレス トカーサ自治会

会  員  各  位

 

ザ・フォレス トカーサ自治会

自治会長

 

第16回通常総会開催のご案内

 

拝啓  時下益々ご清栄のことと拝察申し上げます。 また、 平素より自治会運営に格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

　さて、早速ですが下記の要領にて通常総会を開催しますので、 ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせの上、 ご出席くださいますようご案内申し上げます。

　つきましては、別添の  「出席票・議決権行使書・委任状」 をご記入の上、令和6年6月30日迄（必着）にザ・フォレストレジデンス中央管理室までご返送くださいますようお願いします。

　なお、第17期役員候補者の方々は必ずご出席いただきますよう重ねてお願い申し上げます。

敬具

 

<記>

 

日時     令和6年7月6日  (土)     16時00分∼ 17時00分

 

会場   名称   ザ・フォレストレジデンス多目的ルーム

　　　住所   千葉県流山市おおたかの森南1丁目25番地の2

 

議題    第1号議案   第16期事業報告および決算報告ならびに監査報告に関する件

          第2号議案   自治会の文書保存および廃棄ルールに関する件

          第3号議案   役員活動費  (役員報酬)の支払いに関する件

          第4号議案   第17期事業計画および予算に関する件

          第5号議案   第17期自治会役員選任に関する件

 

※総会にご出席の際は、総会資料をご持参 ください。

※総会決議定足数確保のため、「出席票・議決権行使書・委任状」は必ずご返送ください。

※役員に立候補される方は、必ずご出席ください。

 

以上

第16期　ザ・フォレストカーサ　第４回役員会議事録

2024年5月吉日

ザ･フォレストカーサ自治会

会員各位

ザ・フォレストカーサ自治会

会長　佐藤　順二

 

 第16期　ザ・フォレストカーサ　第４回役員会

 

【日　時】2024年4月14日(日)　10：00 ～ 11：50

【場　所】フォレストレジデンス 多目的ルーム

【出席者】第16期役員 6名（欠席者なし）

【同席者】管理会社：（株）大京アステージ1名

　　　　　

1.  予算決算対比表（月次）の確認について

 

　管理会社より当自治会の予算決算対比表の説明がなされ、問題無く予算執行されている旨を確認した。

　

2.  日常清掃について

 

　管理会社より、協力業者から人手不足等の為年内で撤退する旨通知があり、今後

管理会社にて後任業者の選定を行う、との説明がなされた。

　管理会社に対して、以下２点確認を依頼した。

 

　・週２回（火・金）の２日間の掃除等、時間・回数を減らせば継続できるのか。

　・ゴミ置き場のみの掃除で継続可能か。

 

3. おおたかの森地区社会福祉協議会について

 

　（１）2/13理事・評議員合同会議出席

　　　・ おおたかの森小学校スクールガードについて

　　　　　　　→　高齢化による今後の運営へ課題感の共有

　　　・ 3/23（土）市野谷小学校開校式典および施設見学会準備について

　　　・ おおたかの森小中学校行事予定（案）配布

　　　・ 次回4/23総会　出席予定

 

　（２）賛助金の支払いについて

　　　　おおたかの森地区社会福祉協議会に、賛助金を支払済。

 

4．書類の管理について

 

　前回役員会において、自治会長によって引き継がれている書類の量が膨大になってしまう為

他団体の例を参考にして廃棄の規定を設けることとした。

　それを受けて今役員会において以下の通り検討を行い、（４）については次回総会に諮ること

とした。　　

  　

（１）資料整理のため、組合運営費よりファイルを購入する。

（２）ファイルに保存年限を記載しわかりやすくする。

（３）植栽報告書について

　　　前担当会社および現担当会社の書類は残し、それ以前の書類については廃棄を行う。

（４）保存書類とその保存年限については、次の通り１年、３年、永久の３パターンとする。

 

 

 

【現在自治会にて保管している書類および保存年限】

 

●１年（会計年度締から１年間保存）

　・大京アステージ月次報告書

　・リサイクル団体代表者会議資料

　・リサイクルに関する自治体や回収業者からのお知らせ

 

●３年（会計年度締から３年間保存）

　・植栽関連資料

　・流山市集団回収実施登録変更届出書（コピー）

　・資源物回収数量報告書

　・リサイクル活動報奨金振込み通知書

 

●永久

　・総会資料

　・総会議事録

　・役員会議事録

　・契約書（失効した物は廃棄）

　※２０１３年以前の総会資料・議事録を紙ベースで保管しているか管理会社に確認依頼。

 

 

5．その他

 

　・ゴミ集積所センサーライトの電池交換の担当について

　　会長引継ぎ事項に記載し、引継ぎを行う。

 

6．次回の役員会日程について

　　

　定例役員会　　：2024年6月1日（土） 16：00～

　通常総会　　　：2024月7日6日（土） 16：00～

 

以上

資源物回収の日程

皆様

 

資源物回収は原則毎月第1，第3月曜日ですが、休日などの関係により振替日があります。

5月最初の回収は5月13日（月）となります。ご注意ください。