2024年3月吉日
ザ･フォレストカーサ自治会
会員各位
ザ・フォレストカーサ自治会
会長
第16期 ザ・フォレストカーサ 第3回役員会 議事録
【日 時】2024年2月3日(土) 15：00 ～ 16：00
【場 所】フォレストレジデンス 多目的ルーム
【出席者】第16期役員 6名（欠席者なし）
【同席者】管理会社：（株）大京アステージ 2名
1. 予算決算対比表（月次）の確認について
管理会社より当自治会の予算決算対比表の説明がなされ、問題無く予算執行されている旨を確認した。
2. ザ・フォレストレジデンス 共用施設予約・宅配便受付時間の変更について
運営方法の見直しにより、4月1日から受付時間が以下の通り変更となる旨確認した。
現行 ：8時～21時まで対応可能
変更後：8時～18時まで対応可能
※コンシェルジュ勤務時間内のみでの受付に変更(18時以降は管理員のみのため受付不可)
3. おおたかの森地区社会福祉協議会について
・2/3 社会福祉協議会 研修：認知症サポーター養成講座の開催があり、当自治会からも評議員として参加
・2/13 理事・評議員合同会議 開催予定
4．植栽剪定枝の処理に係る「剪定枝持込用認定証」について
ザ・フォレストカーサでは戸建街区として流山市のグリーンチェーン認定を受け、業者による剪定枝の持込みが無料（通常は有料）となっている。令和5年8月より、持込みには新たに認定証が必要となっていた為、申請を行い受領した。
・令和5年11月16日発行の「剪定枝持込用認定証」を確認。
・当該認定証はパウチされたはがきサイズのもの一枚のみであり、自治会長が管理・引継ぎを行い、剪定の期間中は業者に貸与することとした。
5．書類の管理方法について
過去の書類が自治会長にて引き継がれているが、書類の量が多くなっているため、廃棄の規定を設けたいとの提案があった。
現在管理会社に過去議事録等の保管状況の確認を依頼しており、他団体の例を参考にして、次回役員会で検討することとなった。
（必要に応じて次回総会にて規定の制定を行う）
6．クリスマス懇親会経費報告
役員より、クリスマス懇親会の収支報告がなされ、内容を確認した。
予算内で実施できたことを確認した。
※参加人数 52名
【主な意見事項】
・意見：ソフトドリンクが足りなかった。
・意見：お酒と食事は充分だった。
7．ゴミの適切な管理のお願い
先般カーサ内においてゴミ袋が引き裂かれて道路にゴミが散乱していたことがありました。近隣の方が誰かの悪質ないたずらの可能性もあると考え110番したところ、来てくださった警察の方からは「これはカラスの仕業だと思われるので、町内でゴミ袋を放置しないように徹底させてください」とのお話が有ったそうです。
引き続きゴミの適切な管理にご協力くださいますよう、お願い申し上げます。
8．その他
フォレストレジデンスとの繋がりについて
過去に夏祭り・餅つき大会等でカーサから手伝い等をしていた。
今回のフォレストレジデンスの餅つき大会では、カーサに手伝い等の声が掛からなかった。
繋がりを大事にしていきたいため、今後声掛けをしていただくよう、管理会社経由で確認を行う。
（※コロナ渦依頼の久々のイベントだったため、声掛け等が引き継がれていなかった可能性あり。）
9．次回の役員会日程について
日時 ：4月14日（日）10：00～
開催場所：フォレストレジデンス 多目的ルーム
以上
2023年11月吉日
ザ･フォレストカーサ自治会
会員各位
ザ・フォレストカーサ自治会
会長
第16期 ザ・フォレストカーサ 第2回役員会 議事録
【日 時】2023年11月12日(日) 10：00 ～ 11：50
【場 所】フォレストレジデンス 多目的ルーム
【出席者】第16期役員5名（欠席1名）
【同席者】管理会社：（株）大京アステージ 1名
1. 予算決算対比表（月次）の確認について
管理会社より当自治会の予算決算対比表の説明がなされ、問題無く予算執行されている旨を
確認した。
2. 11月度の植栽剪定作業について
11月15日（水）から開始予定の植栽剪定業務に関する案内文の全戸配布が終了している旨の
報告が管理会社よりなされた。
天候が大きく崩れる可能性も低いことから予定通りの日程で終了する予定。
3. クリスマス懇親会の開催について
コロナウイルス感染状況も落ち着いてきたことからクリスマス懇親会を下記日程で開催す
ることを決定した。
開催に関する案内文配布を11月14日（火）に行い提出期限を12月2日（土）までとする。
提出期限後、参加人数を確認のうえ各役員にて担当の品物を手配することとした。
クリスマス懇親会開催日：2023年12月10日（日）16:00～18:00
※お手伝いに協力いただける方は15時集合
開催場所 ：フォレストレジデンス多目的ルーム
4. おおたかの森地区社会福祉協議会について
10月24日（火）理事・評議員の会議があり、ザ・フォレストカーサ自治会として出席し以下
の行事等についての共有があった。
・11/5（日）敬老の集い 11：00～14：00 おおたかの森センター
※参加予定者84名
※各種準備状況等の確認
※敬老の集いは上記日程にて予定通り開催済（当自治会対象者より３名参加）
・おおたかの森中学校、おおたかの森小学校から行事予定等の共有
・令和６年度近隣小学校の推定児童数の共有
5．次回の役員会日程について
12月10日（日）の懇親会終了後に日時を決定することとした。
以上