2024年3月吉日
ザ･フォレストカーサ自治会
会員各位
ザ・フォレストカーサ自治会
会長
第16期 ザ・フォレストカーサ 第3回役員会 議事録
【日 時】2024年2月3日(土) 15：00 ～ 16：00
【場 所】フォレストレジデンス 多目的ルーム
【出席者】第16期役員 6名（欠席者なし）
【同席者】管理会社：（株）大京アステージ 2名
1. 予算決算対比表（月次）の確認について
管理会社より当自治会の予算決算対比表の説明がなされ、問題無く予算執行されている旨を確認した。
2. ザ・フォレストレジデンス 共用施設予約・宅配便受付時間の変更について
運営方法の見直しにより、4月1日から受付時間が以下の通り変更となる旨確認した。
現行 ：8時～21時まで対応可能
変更後：8時～18時まで対応可能
※コンシェルジュ勤務時間内のみでの受付に変更(18時以降は管理員のみのため受付不可)
3. おおたかの森地区社会福祉協議会について
・2/3 社会福祉協議会 研修：認知症サポーター養成講座の開催があり、当自治会からも評議員として参加
・2/13 理事・評議員合同会議 開催予定
4．植栽剪定枝の処理に係る「剪定枝持込用認定証」について
ザ・フォレストカーサでは戸建街区として流山市のグリーンチェーン認定を受け、業者による剪定枝の持込みが無料（通常は有料）となっている。令和5年8月より、持込みには新たに認定証が必要となっていた為、申請を行い受領した。
・令和5年11月16日発行の「剪定枝持込用認定証」を確認。
・当該認定証はパウチされたはがきサイズのもの一枚のみであり、自治会長が管理・引継ぎを行い、剪定の期間中は業者に貸与することとした。
5．書類の管理方法について
過去の書類が自治会長にて引き継がれているが、書類の量が多くなっているため、廃棄の規定を設けたいとの提案があった。
現在管理会社に過去議事録等の保管状況の確認を依頼しており、他団体の例を参考にして、次回役員会で検討することとなった。
（必要に応じて次回総会にて規定の制定を行う）
6．クリスマス懇親会経費報告
役員より、クリスマス懇親会の収支報告がなされ、内容を確認した。
予算内で実施できたことを確認した。
※参加人数 52名
【主な意見事項】
・意見：ソフトドリンクが足りなかった。
・意見：お酒と食事は充分だった。
7．ゴミの適切な管理のお願い
先般カーサ内においてゴミ袋が引き裂かれて道路にゴミが散乱していたことがありました。近隣の方が誰かの悪質ないたずらの可能性もあると考え110番したところ、来てくださった警察の方からは「これはカラスの仕業だと思われるので、町内でゴミ袋を放置しないように徹底させてください」とのお話が有ったそうです。
引き続きゴミの適切な管理にご協力くださいますよう、お願い申し上げます。
8．その他
フォレストレジデンスとの繋がりについて
過去に夏祭り・餅つき大会等でカーサから手伝い等をしていた。
今回のフォレストレジデンスの餅つき大会では、カーサに手伝い等の声が掛からなかった。
繋がりを大事にしていきたいため、今後声掛けをしていただくよう、管理会社経由で確認を行う。
（※コロナ渦依頼の久々のイベントだったため、声掛け等が引き継がれていなかった可能性あり。）
9．次回の役員会日程について
日時 ：4月14日（日）10：00～
開催場所：フォレストレジデンス 多目的ルーム
以上