【「5W2H」でビジネスのホウレンソウもOK
】
「5W2H」は「5つのWと２つのH」のことです。
この言葉を聞いたことはあるでしょうか⁉️
これは人に何かを伝えるために必要な伝達技術です
とくにビジネスの場では、これがとても重要です。
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5W2Hとは
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When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
How（どうする）
Why（なぜ）
How Much/How Many（いくら、いくつ）
のこと
How Much/How Many（いくら、いくつ）
を入れずに、5W1Hとすることもあります。
ビジネスにおいて伝達事項を正確に伝える
ために必要とされている項目の頭文字です。
会社の新人研修などでビジネスの基本として
「ホウレンソウ」について学びますが、
その「ホウレンソウ」つまり「報告・連絡・相談」
のうち報告において伝えたいことが
しっかりと伝わるようになります。
この「5W2H」でコミュニケーションを取ることで
正確に伝えることができるのです。
それにはこの「5W2H」が重要になってきます。
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この5W2Hにおいて❗️
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When （いつ）、
Where （どこで）
Who（誰が）
は、『場面設定』を表しています
What （何を）、
How（どうする）
は、『出来事や行動』を表しています。
Whyの（なぜ）、
How Much/How Manyの
（いくら、いくつ、またはどのくらい）
は、『理由や背景』を表しています。
どういう場面でどういう出来事や行動が起こり、
それはどのような理由や背景から必要なのか
これらを相手にしっかりと伝えることが出来れば
コミュニケーションをうまく行なうことが出来る
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When（いつ）時期
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When＝（いつ）はその事柄が起きた時期、
もしくは起こす予定の時期のことです。
Whenは、時間、時期、期間、期限のことです。
仕事には期限があるので、指示を出す際等は、
Whenを明確にして話すことがポイントとなります
それにより、指示を受けた側には、時間を意識した
計画性のある行動を行なってもらえる確率が高まる
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Where（どこで）場所
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Where= （どこで）は、その事柄が起きた場所、
もしくは起こす予定の場所のことです。
なお、場所とは、指示されたアウトプット物の
提出場所や保存場所等の「どこに」も含まれます。
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Who（誰が）対象
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Who＝（誰が）は、その事項の対象者は誰か、
または誰がターゲットなのかということです。
Who（誰が）は、人物のことです。
誰が行なうのか、誰と行なうのかを
明確にして話すことがポイントです。
Whoを明確にすることで、このような「だろう」
によるすれ違いを防止することができます。
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What（何を）課題
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What＝（何を）は、何が起きたか、または
起きるのかその事柄の内容そのもののことです。
Whatは、対象物や対象内容のことです
何の作業なのか、何の依頼なのか等を
明確にして話すことがポイントです。
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How（どうする）手段
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How＝（どうやって）つまりその事柄を
実施する手段や方法のことです。
How（どうやってする）は明確にして話すことです
Howをしっかりと伝えることで、その後の行動に
具体性が増し、ミスを減らすことが出来ます。
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Why（なぜ）動機・理由
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Why＝（なぜ）は、その事項が起きた理由、
また実施する必要性についての項目で、
5W2Hの中でも、最も重要な事項のひとつです。
Why（なぜ）は、目的や理由のことです。
なぜそれを行なうのかを明確にして話すことです。
そうならないように、「なぜそれをやるのか」
を伝えることは非常に重要です。
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How Much、How Many
（いくら、いくつ）費用・数量（規模）
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How Much、How Many＝「いくら、いくつ」は
その事柄の予算、費用など経費についての項目です
How Much、How Many
（いくら、いくつ）は、費用、コストのことです。
How Much、How Manyをしっかりと伝えることで
相手が費用対効果を考えた行動を行なってくれる
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それでは、部下にどのような指示をしたらよいのか
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「田中君、明日の11時までに販売会議の議事録を
書いて、印刷して私の机の上に置いといてくれ
フォーマットはWordで作った前回の議事録を流用し
１枚にまとめて明日の13時からの経営会議に使う
ので時間は絶対厳守で宜しく頼むよ。」
このように、Why（なぜ）をしっかりと伝えることで、「なぜ議事録が必要なのか」「なぜ11時までに作る必要があるのか」と言ったことを受け手はしっかりと認識することが出来ます。
このように
5W2Hでしっかりと指示を出すことで、遅れやミス
がなく、確実に仕事を前へ進めることが出来ます。
上司から部下への指示の出し方だけでなく、
部下から上司の報連相の場合でも同様です。
普段からこの5W2Hをしっかりと意識して
コミュニケーションを取るようにしていくと良い
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「5W2H」はビジネスのコミュニケーションの基本
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ポイントは、伝える順番を間違えない
「5W2H」を使ってコミュニケーションを取る時、
その伝える順序がとても大切です
効果的な伝え方の順序は
①Why=なぜ （目的）
②What＝なにを （内容）
③How＝どうやって (手段）
この3点を最初に伝えることです。
この3点は伝達の核心部分です。
まずこの3つの内容を端的に伝えて、
相手の関心を引き付けてから、
後の内容を伝えていきます。
ポイントは、根拠となる資料を用意する
コミュニケーションは、双方向で行われるものです
伝えたことに対して、当然相手からも質問がきます
その時に、反証できる資料を準備しておくことは、
コミュニケーションがスムーズに進むポイントです
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5W2Hのメリット
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正確に伝達できるので正確性が上がる
効果的に端的に伝達することができます。
曖昧な部分が無くなるので伝達内容が明確になる。
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まとめ
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5W2Hは、人に何かを伝える時に、的確に
素早く伝えるための伝達技術のひとつです。
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